Comment mettre l’entreprise en marche avec un projet collaboratif

Par Mattis Vimard, Consultant Digital Strategy

Les technologies collaboratives permettent à l’entreprise de mettre à disposition de ses salariés des moyens de communication multicanaux généralement rassemblés dans un environnement « cloud ». L’usage quotidien des mails, de la messagerie instantanée, des visioconférences, des réseaux sociaux ou autres applications professionnelles en est ainsi facilité. Mais le collaboratif n’est pas qu’une simple question d’outillage… Oublier l’humain, et c’est l’échec assuré !

 Un usage de plus en plus répandu

Source :  Collaborative market insights (2017)

« Le collaboratif est la promesse d’interagir entre collègues n’importe où, n’importe quand et via tout type de support »

Les solutions « cloud » et collaboratives, comme celles proposées par Microsoft par exemple, ont permis à Office 365 d’atteindre plus de 100 millions d’utilisateurs professionnels par mois dans le monde (selon Satya Nadella, CEO de l’éditeur, lors d’une conférence donnée en avril 2017), au rythme effréné de 2,5 millions d’utilisateurs de plus chaque mois. Les technologies collaboratives sont donc aujourd’hui de plus en plus intégrées par des millions d’utilisateurs.

Une progression qui est toutefois nuancée par les résultats du « Baromètre DXC de la Transformation Digitale 2016 », qui souligne les difficultés des sondés à déployer ces solutions en interne. En effet, sur les 150 répondants à l’enquête, on découvre que seuls 7% confirment une réelle intégration du collaboratif contre 23% qui révèlent que la mise en œuvre de ces technologies étaient encore en phase d’expérimentation.

Une réflexion orientée utilisateur

La généralisation des pratiques telles que le BYOD (Bring Your Own Device), le CYOD (Choose Your Own Device), le télétravail, le flex-office, le paperless sont bien la preuve de ruptures véritables dans les modes de travail. L’efficience du projet doit ainsi se penser en cohérence avec l’évolution du mode de vie des collaborateurs. Et pas uniquement des technologies.

« Le projet collaboratif doit être appréhendé en tenant en compte l’aspect technologique, l’humain et les nouveaux modes de travail. »

L’utilisateur doit être positionné au cœur de la réflexion et être impliqué à chaque étape du projet, depuis le cadrage jusqu’à la mise en œuvre de l’outil. Ce dernier doit être construit en tenant compte du niveau de maturité des collaborateurs, ainsi que de leurs exigences vis-à-vis de la technologie. Les besoins des différents profils utilisateurs doivent être collectés, des enthousiastes aux réticents. En effet, l’équipe projet ne remportera leur adhésion que si elle est capable de leur démontrer les apports, individuels et collectifs, obtenus par la mise en place de l’outil collaboratif.

En outre, dans cette ère où les collaborateurs sont de plus en plus nomades et où le « mobile first » est devenu déterminant, il est essentiel de structurer la mise en œuvre de la solution de collaboration en intégrant la notion de mobilité. En effet, l’outil collaboratif doit s’adapter aux déplacements des collaborateurs, et limiter ce dernier à un usage sur site ne ferait que brider la notion même de collaboration. Dans cette optique de promotion de l’agilité, le groupe BNP Paribas à aujourd’hui équipé d’ultrabooks et de smartphones la majorité de ses collaborateurs. C’est une pratique doublement bénéfique : elle pose les briques pour créer une collaboration pleine mais donne aussi la liberté aux collaborateurs d’avoir davantage de temps pour prendre en main et tester leurs nouveaux outils. Ils ne sont plus contraints par des horaires de travail ou du matériel fixe.

Un engagement collectif, du comité de direction au collaborateur

Pour donner du poids à un projet collaboratif, le top management et les directions métiers doivent porter la démarche et motiver les collaborateurs, en donnant l’exemple. En effet, les directions (DSI, DRH…) doivent copiloter la mise en œuvre de la solution avec l’équipe projet afin de créer une cohérence sur les aspects métiers et techniques.

 « Le collaborateur doit être traité comme un client dont le principal moyen de paiement est l’engagement. »  

Il faut donc convaincre le collaborateur afin d’obtenir son engagement en l’impliquant, via une démarche de gamification, qui récompensera les premiers adeptes de la solution (ou early-adopters). L’engagement est un facteur clé de succès du projet ! Le degré d’engagement constaté permettra également d’identifier des leaders du digital. Ceux-ci pourront assurer un rôle d’évangélisation auprès de leurs collègues. Ce rôle transforme les collaborateurs engagés en de véritables et précieux relais du projet collaboratif.

Par ailleurs, en complément des retours portés par les leaders du digital, l’équipe projet devra, pour mesurer le succès de la démarche, réaliser un suivi constant de l’adoption de la nouvelle solution, notamment via des enquêtes de satisfaction. Cela permettra de réaliser les modifications sur l’outil et aussi d’ajuster la stratégie de conduite du changement, pour coller au plus proche des besoins utilisateurs. En effet la conduite du changement doit, in fine, aboutir à une véritable autonomie des utilisateurs sur leurs nouveaux outils.

La révolution des méthodes de travail est efficace quand elle prend continuellement en considération, les besoins de l’utilisateur final. C’est donc en s’appuyant sur la dynamique créée autour du top-management, des leaders du digital et des retours utilisateurs que le projet collaboratif deviendra un réel vecteur de synergies, de partage du savoir et de pratiques communautaires.


Sources :

Baromètre de la transformation digitale 2016, DXC Technology, 2016

Building the digital workplace, Oxford Economics, 2017

La Digital Workplace : un nouveau défi pour l’entreprise, BNP Paribas Rental Solutions, 2017

Microsoft Teams disponible aujourd’hui pour accompagner le travail collaboratif en entreprise, Microsoft, 2017

Comments

  1. Merci pour cet article.
    C’est exact que si le collaborateur a de réel engagement, il sera plus productif. Cependant il faut que le salaire soit à cet égal car cela peut être un gros frein à la production.

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