Controllare il flusso dell’informazione per progetti, programmi e portafogli è una competenza chiave di un program manager.
Troppa informazione, e le attività possono essere fuori controllo, le riunioni scorrere a cascata e i deadlines allontanarsi nel tempo.
Poca informazione, e i membri del team possono iniziare a sentirsi isolati, le decisioni devono essere controllate e la qualità diventa un problema.
Quindi, come facciamo a sapere quanta informazione è sufficiente?
La gestione dell’informazione riguarda il controllo e l’agevolazione di tre fattori:
Le discussioni: come managers, dobbiamo garantire che le conversazioni abbiano luogo e che avvengano tra i membri del team. Fornire riunioni di gruppo regolari senza ordini del giorno può essere d’aiuto.
Le decisioni: qual è il miglior modo di agire? Si ha tutta l’informazione pertinente? Sono stati contattati tutti i soggetti interessati / membri del gruppo per il loro contributo?
La sicurezza: potrebbe essere necessario conoscere informazione stimata da completare, misure di qualità, il calcolo delle durate delle attività, la previsione dell’utilizzo delle risorse o altri dettagli significativi.
Ovviamente, anche l’informazione che entra ed esce da queste deliberazioni deve compiere semplici criteri. L’informazione è…
- Accurata e completa?
- Tempestiva?
- Rilevante e significativa?
È importante che questi standard vengano mantenuti sia per l’input (informazione in arrivo) che per l’output (informazione in uscita).
Naturalmente, l’aderenza in ogni momento a questi standard è impossibile. Persino il PMI ci avverte dei pericoli di aspettare ricevere un’informazione perfetta: “Vivere con una certa incertezza è una situazione ineludibile, e un manager prudente dovrebbe avere una comprensione dell’incertezza in diversi tipi di informazioni e la possibilità di trarre conclusioni ingannevoli”.
La ricerca avanzata è in corso nelle proprietà del flusso di informazioni stesso. Una delle linee di indagine più interessanti riguarda il flusso di informazione nel mondo fisico —ad esempio, trovando somiglianze tra i due tipi di flusso nella meccanica dei fluidi. Gli ingegneri possono misurare e prevedere se il flusso di un liquido sarà stabile e liscio o turbolento e caotico.
Possiamo quindi trattare il flusso di informazione nello stesso modo? Potremmo imparare a prevedere quando un flusso di informazione turbolento potrebbe portare a progetti e programmi disastrosi?
Sembra proprio di si.
È questa la prossima evoluzione del program management?
Steve Harris è Program Manager presso DXC.
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