Gestión del flujo de información: ¿cuál es la mejor?

Controlar el flujo de información, en proyectos, programas y ofertas, es una competencia clave de cualquier responsable de esta tarea. Demasiada información puede provocar perder el control y multiplicar el número de reuniones, con el consiguiente impacto negativo para los plazos de entrega. Pero si es escasa, los miembros del equipo pueden sentirse aislados, las decisiones ser revisadas constantemente y la calidad final convertirse en un problema.

Entonces, ¿cómo saber cuál es la dosis suficiente de información?

La gestión de la información trata de controlar y facilitar tres aspectos:

El debate: como gerentes de un proyecto, debemos asegurarnos de que se facilita la conversación y se fomenta entre los distintos miembros del equipo. Y provocar reuniones regulares y sin agenda puede ayudar a facilitarlo.

Las decisiones: ¿Cuál es el mejor camino a seguir? ¿Tenemos toda la información relevante? ¿Se ha contactado a todas las partes interesadas / miembros del equipo, para obtener su opinión?

Deliberaciones: Es posible que sea necesario realizar estimaciones para medir la calidad, calcular el tiempo de duración de la actividad, la utilización de los recursos y otros detalles significativos.

Por supuesto, la información que entra y sale de estas discusiones también debe cumplir unos criterios mínimos. ¿Resulta exacta y completa? ¿Es oportuna? ¿Relevante y significativa?

Es importante que mantengamos el estándar de calidad de la información, haciéndonos esas tres simples preguntas, sobre toda la información que manejamos.

Por supuesto, adherirse en todo momento a estos estándares es imposible. Incluso los expertos de PMI nos advierten de los peligros de esperar disponer de la información perfecta: “Vivir con cierta incertidumbre es ineludible, y un gerente prudente debería comprender el impacto de esta incertidumbre en los diferentes tipos de información y tener en cuenta la posibilidad de extraer conclusiones engañosas”.

La investigación avanzada ya se está aplicando al flujo de información en sí mismo. Una de las líneas de investigación más interesantes pasa por relacionar el flujo de información con otros flujos del mundo físico, por ejemplo, encontrar paralelismos con la dinámica de fluidos. Los ingenieros pueden medir y predecir si el flujo de un fluido será estable, suave, turbulento o caótico.

Por lo tanto, ¿podríamos tratar el flujo de información de la misma manera? ¿Podríamos aprender a predecir cuándo un flujo de información turbulento podría conducir a un desastre en el proyecto y el programa?

Los primeros indicios apuntan a que sí podemos. ¿Es esta la próxima evolución de la gestión de proyectos?

Steve Harris es Responsable de Programas de DXC.

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