Gérer les flux d’information : jusqu’où est-ce suffisant ?

waterfall

Contrôler le flux d’information pour ses projets et ses différents programmes est la principale compétence d’un manager de programme.

Trop d’information, et les tâches peuvent échapper à tout contrôle, les réunions tomber en cascade et les délais s’allonger.

Trop peu d’information, et les membres de l’équipe peuvent commencer à se sentir isolés, les décisions doivent être réexaminées et la qualité devient problématique.

Comment alors savoir quel est le volume d’information suffisant dont nous avons besoin ?

La gestion de l’information consiste à contrôler et à faciliter trois facteurs :

Les discussions : En tant que manager, nous devons nous assurer que les conversations ont bien lieu entre les membres de l’équipe. Réaliser des réunions d’équipe régulières sans ordre du jour peut faciliter ce point.

Les décisions : Quel est le meilleur plan d’action ? Les informations pertinentes ont-elles été rassemblées ? Tous les intervenants et membres de l’équipe concernés ont-ils été contactés pour recueillir leur avis ?

Les résolutions : Nous pourrions avoir besoin de connaître l’estimation pour compléter la mesure de la qualité, le calcul des durées d’activité, la prévision de l’utilisation des ressources ou d’autres détails importants.

Bien évidemment, l’information entrante et sortante doit répondre à quelques critères simples. L’information est-elle…

  • Précise et complète ?
  • Opportune ?
  • Pertinente et significative ?

Il est important d’appliquer ces principes sur les flux d’information entrants comme sortants.

Bien sûr, l’adhésion à ces trois principes en même temps est impossible. Le PMI nous met d’ailleurs en garde contre les dangers d’une information parfaite : « Vivre avec des incertitudes est inévitable. Un gestionnaire prudent doit tenir compte du manque de fiabilité de certains types d’information et du risque de tirer des conclusions trompeuses. »

La recherche de pointe sur les propriétés du flux d’information se poursuit. L’un des axes de recherche les plus intéressants concerne le flux d’information au sein du monde physique, comme par exemple, trouver des parallèles entre les deux types de flux en mécanique des fluides. Les ingénieurs peuvent mesurer et prédire si le flux d’un fluide sera stable et régulier ou bien turbulent et chaotique.

Pourrions-nous donc traiter le flux d’information de la même manière ? Pouvons-nous « apprendre à prédire » quand un flux d’information turbulent peut conduire à un désastre sur un projet ?

D’après les premières indications, nous en serions capables.

Est-ce la prochaine étape de la gestion de programme ?

Auteur : Steve Harris

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