Comment rester agile lorsque votre équipe projet n’est pas réunie au même endroit

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Pour rester agiles, les entreprises doivent réunir leurs équipes de développement projet à proximité de leur client pour obtenir une collaboration optimale et améliorer leur intimité client.

Dans la pratique, cette implantation n’est pour autant pas toujours possible Il est très courant que les membres de l’équipe de développement soient basés dans différents pays, ou que le client ait des unités opérationnelles éclatées sur plusieurs zones géographiques. Pour des raisons économiques, il peut d’ailleurs être plus intéressant d’avoir une partie de l’équipe installée dans des pays où les coûts sont moindres. Dans ce cas, les entreprises mettent en place un modèle de distribution agile ainsi qu’un modèle de prestation de services à distance pour assurer les échéances. Voici quatre conseils clés pour assurer la réussite de votre projet agile :

  • Culture. Quand les équipes sont disséminées dans plusieurs pays, les différences culturelles sont inévitables. Ne pas pouvoir travailler côte à côte peut entraîner des malentendus. Des problèmes peuvent surgir en raison de la diversité des pratiques de travail, des valeurs, des processus, des styles de management, des prises de décisions et d’approches différentes.

Pour atténuer ces risques, il est essentiel d’instaurer la confiance et d’établir des relations entre les équipes dès le début. Un événement de kick-off (au lancement du projet), où les équipes se rencontrent offre une excellente occasion d’établir la confiance et de favoriser l’esprit d’équipe. Les visites « d’ambassadeurs » d’un site à l’autre sont également un moyen efficace de combler les éventuels fossés culturels.

  • Heures communes et communications. Les différences culturelles et linguistiques complexifient la communication. Même avec la vidéoconférence, il est difficile de surmonter l’absence de repères visuels et d’interactions. Cette situation se complique avec les horaires de travail différents selon les fuseaux horaires.

Les équipes doivent élaborer un nouveau planning horaire pour y remédier.  Souvent, les équipes s’entendent sur des des créneaux horaires communs, pendant lesquelles toutes les équipes sont simultanément disponibles. Des outils de communication fiables, le partage de bureau, le téléphone, la messagerie instantanée et les salles virtuelles peuvent alors jouer un rôle important et optimiser la communication. Les coachs agiles et les Scrum masters doivent devenir des coordinateurs efficaces. Aussi les déplacements bidirectionnels des acteurs clés du projet sont très utiles.

  • Collaboration. La distance rend la collaboration difficile et diminue la fréquence des communications. Le contexte des discussions devient parfois vague. L’identification d’un “Proxy Product Owner” sur chaque site aide à combler toute lacune dans les connaissances de l’entreprise et des différents points du projet. Construire une culture de travail autour de l’utilisation des outils de planification agile d’entreprise (EAPT) facilite la collaboration à distance. Un programme « Ambassadeurs », obligeant la rotation d’une partie ou de la totalité de l’équipe entre les différents sites de travail, et l’organisation de plusieurs rassemblements aideront également à résoudre les problèmes de collaboration.

 

  • Gestion cohérente de l’infrastructure et de la configuration. Les défis posés par la distribution agile se multiplient si vous ne disposez ni d’une intégration continue ni d’une infrastructure standard. Pour réussir, vous devez tirer parti de la virtualisation et fournir aux équipes des environnements de travail identiques sur tous les sites. Vous pouvez aussi inclure l’utilisation d’un système de gestion de configuration unique pour toutes les équipes, et le déploiement de DevOps (au moins pour l’intégration continue et les contrôles continus).

L’esprit d’équipe est une part essentielle pour la réussite du projet. Aborder ces quatre domaines avant le lancement du projet assurera une communication optimale pour une prestation de distribution agile et optimisée.


Ram Ramakrishnan est Agile practitioner et Product Manager dans la région de Washington DC.

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