Effektive robotter er CFO’ens nye bedste venner

Robotterne er i fuld fart på vej ind i økonomiafdelingerne som CFO’ens nye hjælper. Robotterne overtager de manuelle processer, så de ansatte i finansafdelingen kan bruge deres tid på mere interessante og værdifulde opgaver.

Ziton begyndte i 2017 at undersøge mulighederne for at tage robotter til hjælp i økonomiafdelingen og i administrationen. Det har betydet mere spændende opgaver og et mindre arbejdspres for medarbejderne i økonomiafdelingen.

Hvis vi skulle arbejde på den gamle måde, ville vi være dobbelt så mange medarbejdere i økonomiafdelingen.Jens Michael Haurum, økonomidirektør i Ziton

Ziton leverer drifts- og vedligeholdelsestjenester til havvindmølleparker. Virksomheden har ca. hundrede medarbejdere og omsætter årligt for omkring 320 millioner kroner.

Standardløsning eller softwarerobot

For nogle år siden opgraderede virksomheden sit ERP-system til Microsoft Dynamics NAV og implementerede samtidig flere add-on-moduler for at automatisere tidligere manuelle processer.

Derudover har Ziton implementeret en softwarerobot, der automatiserer mere komplekse processer.

“Når man automatiserer sine processer, kan man enten vælge de standardløsninger, der følger med ERP-systemet, eller vælge at implementere en softwarerobot. Hvad der er det rigtige, afhænger bl.a. af, hvor komplekse processerne er, og hvor meget fleksibilitet man ønsker,” uddyber Haurum.

Lange elektroniske fingre

I dag bruger Ziton en softwarerobot, man også kalder ‘elektroniske fingre’ – den korrekte tekniske term er dog RPA for Robotic Process Automation – til at overføre oplysninger mellem indkøbssystemet og ERP-systemet.

Tidligere brugte seks indkøbere i Ziton omkring 10 procent af deres arbejdstid på at flytte oplysningerne mellem de to forretningssystemer.

Nu kan vores indkøbere i stedet bruge deres arbejdstid på mere interessante og værdifulde opgaver.Jens Michael Haurum, økonomidirektør i Ziton

Denne type manuelt arbejde er stadig meget almindelig i de fleste virksomheder uanset størrelse. Simpelthen fordi de forskellige systemer ikke er ordentligt integreret.

I Ziton finder softwarerobotten ‘lange elektroniske fingre’ selv de godkendte og bogførte købsfakturaer i ERP-systemet og kopierer derefter oplysningerne fra ERP-systemet samt registrerer og lukker ordrerne i indkøbssystemet.

“Nu kan vores indkøbere i stedet bruge deres arbejdstid på mere interessante og værdifulde opgaver, for eksempel at forhandle bedre priser eller at udvikle nye eller smartere processer,” siger Haurum.

Læs mere: Her kan du læse om de værdiskabende teknologiløsninger, som DXC tilbyder produktionsvirksomheder

Analyse frem for transaktioner

For Ziton har robotternes ankomst i økonomiafdelingen betydet øget kvalitet, reducerede omkostninger og – ikke mindst – at afdelingen arbejder langt mere analytisk og fremadrettet end tidligere og dermed bidrager aktivt til Zitons vækst.

Jens Michael Haurum, økonomidirektør i Ziton, forklarer, hvad han mener med analytisk og fremadrettet.

“Det kan være at bruge data til at forudse prisudviklingen i udgifter til vores produktion, at indberegne sæsonbetingede udsving i vores produktionskapacitet eller at identificere vores største leverandører, så vi kan forhandle bedre priser og så videre. Når man arbejder traditionelt, er der sjældent nok tid til denne type opgaver. På trods af at det er dem, der skaber størst forretningsmæssig værdi.”

Teknologi og forandringsledelse

Haurum understreger, at implementeringen af robotter ikke bare handler om effektivisering.

“Det handler i høj grad også om forandringsledelse,” siger han og fortsætter:

“Organisationsændringerne er blevet taget rigtig godt imod, blandt andet fordi alle nu har mere spændende arbejdsopgaver. Man skal understøtte udviklingen af den enkelte person, så alle oplever, at de udvikler sig og forbedrer deres kompetenceniveau og dermed bliver i stand til at løse nye opgaver. Man skal have en plan for, hvordan hver enkelt medarbejder skal udvikle sig,” anbefaler Jens Michael Haurum.

Jeg vil klart anbefale virksomheder at lade robotter om at løse de manuelle opgaver.Jens Michael Haurum, økonomidirektør i Ziton

Ziton var tidligt ude og undersøge muligheder og fordele ved at implementere softwarerobotter.

“Robotterne har været en realitet i mange år, men især de sidste par år er de blevet ‘klogere’,”siger han.

Han fortæller, at Ziton undersøgte muligheder og fordele ved at implementere softwarerobotter for et par år siden.

“Nu analyserer vi løbende, hvor der er fordele at høste ved at implementere robotter. Jeg vil klart anbefale virksomheder og økonomiafdelinger, som løser mange manuelle rutineopgaver, at overveje at implementere softwarerobotter,” afslutter Jens Michael Haurum, økonomidirektør i Ziton.

Sådan kickstarter du din virksomheds digitale transformation

Gratis whitepaper: Digitalisering uden buzzwords

Sig din mening

*