Er du usikker på automatisering? Så skal du bruge et procesudviklingsværktøj

Mange virksomhedsledere ved ikke, hvilke processer de skal automatisere først. Det er her, at et procesudviklingsværktøj til analyse kan være din redning.

En af de udfordringer, som man har set hos dem, der tidligt har indført RPA, er, at virksomhedsledere ikke ved, hvilke processer de skal automatisere først, så de får realiseret mest mulig værdi.

De kan også befinde sig i en nedgangsperiode efter indførelse af RPA, hvor de er usikre på, hvilke processer der efterfølgende skal automatiseres, således at arbejdskøen for den digitale arbejdsstyrke forbliver intakt og indbringende.

Derudover skaber de ressourcer og den forskning, som det kræver at definere kriterierne for automatiseringsparathed og dernæst kvalificere hver potentiel proces, en barriere for langsigtet RPA-skalerbarhed og succes.

For at løse problemet har nogle virksomheder engageret sig i procesudnyttelse, som kortlægger trinene i processen, men udelader ekspertisen vedrørende selve emnet.

Andre organisationer anvender en proceskortlægningsløsning, der indfanger personalets interne viden, men ikke de specifikke tekniske trin i hvert system, der indgår i processen.

Ved begge løsninger er virksomhedsledere uvidende om, hvilke processer der er klar til automatisering og giver flest timer tilbage til virksomheden.

Det er her, at et procesudviklingsværktøj til analyse kan være redningen. Et effektivt værktøj kan hjælpe dig til nemmere at beslutte, hvilke processer der skal automatiseres – og det reducerer forberedelsestiden til indførelse af RPA fra uger til timer.

Et procesudviklingsværktøj vurderer, kvalificerer og prioriterer processer med henblik på automatiseringsparathed og -lethed, såvel som den potentielle forretningsværdi.

Et procesundersøgelsesværktøj kan sætte fart på disse tre afgørende trin på din RPA-rejse.

1. Motivér det organisatoriske engagement

En menneskefokuseret tilgang maksimerer de muligheder, der er tilgængelige ved automatisering, men det behøver ikke at være tidskrævende.

Et procesundersøgelsesværktøj kan for eksempel hjælpe dig med at lave en vurdering, der er baseret på spørgsmål, til en samtale på 15–20 minutter mellem en procesanalytiker og en SME.

Denne målrettede vurdering giver en tydelig retning for, hvorvidt der skal bruges mere tid på at analysere processen – og fjerner behovet for lange møder med flere interessenter.

2. Etablér gennemsigtige, konsekvente og objektive kriterier for vurderingen

For det første kan værktøjet kvalificere hver proces, hvad angår automatiseringsparathed, og tildele den til én af de fire kvadranter:

  • Parathed: en veldokumenteret proces, der er næsten fuldt ud digitalt baseret, idet de samme applikationer anvendes gentagne gange.
  • Kultivering: en næsten fuldt ud digitalt baseret proces, der anvender flere applikationer, men som mangler definition.
  • Udrugning: en veldokumenteret proces, der primært er ikke-digital med et lavt gennemløb.
  • Udsættelse: en udefineret proces, der primært er ikke-digital. Revurder efterfølgende automatisering af adskillige andre processer.

Værktøjet kan dernæst belægge kvalifikationen med den relative udbyttemulighed – baseret på de timer, der går tilbage til virksomheden – sammenlignet med alle andre processer, der har været vurderet.

Hvis brugere bidrager med de relevante data, kan værktøjet endda konvertere timerne til en pengeværdi.

3. Fremlæg en plan for din automatiseringsrejse

Udviklingen giver et grundlag for automatiseringer, der er nemme og giver hurtig værdi, med vejledning til at tilføje automatiseringer med succes og skalering af RPA.

Denne handlingsplan hjælper RPA-forkæmperne med at opnå den accept og tillid, som de har brug for fra interne interessenter, for at de kan forfølge den reelle digitale transformation og automatisering i høj kvalitet – og undgå en nedgangsperiode efter indførelsen.

Et analyseværktøj, der er nemt at anvende, opretholder en holdbar vision for din automatiseringsportefølje og hjælper med at fremme en stabil RPA-vækst.

Læs mere: Digital frontløber: Dansand konsoliderede sig med automatisering

Læs mere: 5 nødvendige træk ved en stærk digital medarbejderstab

Sig din mening

*