4 overvejelser der sikrer ROI’en i dit IT-implementeringsprojekt

Vil du undgå, at dårlige beslutninger sluger gevinsten ved IT og nye teknologier i din virksomhed, får du her fire gode råd.

Vejene til et succesrigt IT implementeringsprojekt er mange, men alle er brolagt med udfordringer, der kan æde gevinsten allerede inden du er kommet i gang.

Fundamentet for ethvert IT-projekt bør være en forretningsanalyse, der lægger vægt på dels de strategiske overvejelser bag implementeringen af det nye IT-system, men også selve business casen bag IT-projektet. Hvor stort er gevinstpotentialet, og hvad er sandsynligheden for, at IT-projektet kan realisere jeres planer inden for forretningsudvikling?

Når en bestyrelse behandler en investeringsansøgning for implementeringen af et nyt IT-system, er det vigtigt at medtage overvejelserne omkring risici og planen for implementeringen, når business casen og den anførte ROI evalueres.

Der er flere veje til at reducere risikoen i de IT-investeringer, der besluttes igangsat. Hvis I vil undgå, at en fejlslagen eller ineffektiv implementering skal sluge de økonomiske og udviklingsmæssige potentialer, som et nyt IT-system kan skabe, bør I sikre, at følgende fire overvejelser indgår som en vigtig del af planlægningen.

  • Lad teknologien med Best of Breed-løsninger drive jeres kommende IT implementeringsprojekt fremfor at lade forretningen drive teknologiudviklingen
  • De 3 P’er: Produkt, People og Processer
  • Reelle behov bliver synlige undervejs – start med need to have og byg ovenpå, når I bliver klogere. “Start Small but Think Big” med en agil tilgang til at drive den digitale transformation
  • IT-systemer bliver aldrig bedre end brugernes evne til at udnytte dem

1) Lad teknologien drive projektet

Jeg har tidligere beskrevet, hvordan den valgte projekt-/implementeringsmodel er afgørende for risikoen i projektet.

Vælger virksomheden den forretningsdrevne teknologiudviklingsmodel, så viser både egne og andres erfaringer gennem mange år, at IT-projektet påføres unødvendig risiko, samtidig med at projektet som oftest bliver dyrere end beregnet såvel initialt som drift-/vedligeholdelsesmæssigt.

Med den teknologidrevne forretningsudviklingsmodel, hvor virksomheden lader teknologien (med Best of Breed-løsninger) styre de forretningsmæssige muligheder for IT-understøttelse, viser nutidige erfaringer, at risikoen i IT-projekterne minimeres, og at virksomheden som oftest kommer i mål hurtigere og til en markant lavere omkostning.

Det er her afgørende at turde give lidt slip, og i større omfang lade teknologien definere forretningens fremtidige processer. I må med denne metode, ikke lade gårsdagens arbejdsgange styre de teknologiske valg og prioriteringer.

Den teknologiske tilgang til projekterne betyder ikke, at fokus flyttes væk fra processerne. I DXC har vi et veludviklet procesværktøj ved navn BPMV, der beskriver de forretningsprocesser, der for en given industri er i spil og som skal og bør understøttes af IT. Vi lader her teknologien sætte overliggeren for, hvorledes vi kan effektivisere og modernisere givne processer.

Erfaringerne fra mere end 40 Dynamics 365 projekter hos DXC Eclipse viser dog, at den teknologidrevne forretningsudviklingsmodel ikke kan stå alene. Afgørende er det således, at virksomheden og her i samarbejde med den implementeringspartner, der er valgt, også sætter fokus på følgende i og omkring implementeringen af nyt IT:  Det være sig De 3 P’er, fokus på Need to Have løsninger og at IT-systemer bliver aldrig bedre end brugernes evne til at udnytte dem.

2) De 3 P’er: Produkt, People og Processer

Med den teknologidrevne forretningsudviklingsmodel er produktet eller løsningen givet, dvs. konstanten – afgørende her er således, at den valgte løsning implementeres på løsningens præmisser uden anvendelse af modifikationer/tilretninger.

En forudsætning for, at lykkes med at holde produktet/løsningen som en konstant er et målrettet arbejde med Processerne og People. Afgørende er det, at du, din virksomhed og dine medarbejdere er åbne for forandringer, og at tilgangen til projektet ikke blot er at søge en moderne udgave af den løsning, som I tidligere har haft, men at I lader teknologien åbne op for nye forretningsmæssige processer og arbejdsgange, der er tilpasset systemet.

Her kommer People i spil. For med ændrede processer vil der ofte også skulle ske en ændring af roller og ansvar blandt medarbejderne.

Afgørende her er det således, at ledelsen åbent og ærligt overfor medarbejderne informerer om, at det nye IT-system kommer til at flytte roller og ansvar, men at dette naturligvis ikke er ensbetydende med reduktioner, men at der frigøres tid og ressourcer hos den enkelte til i større grad at kunne fokusere på mere værdiskabende opgaver.

Betydningen af at have fokus på de 3 P’er er givetvis almenkendt. Men da der er eksempler på projekter, hvor de 3 P’er er blevet glemt, er det nødvendigt at minde alle interessenter om, hvor vigtigt samspillet mellem Produkt, Processer og People er for et succesfyldt IT-projekt.

3) Fokus på Need to Have fremfor Nice to Have

For ofte ser vi, at organisationer i forbindelse med implementeringen af nyt IT-system jagter Nice to Have løsninger, ud fra den tilgang, at når der endeligt er åbent op for IT-investeringerne fra ledelses side, ja så skal man sørge for at få så meget som muligt med.

En sådan tilgang tjener sjældent virksomhedens eller organisations interesse. Erfaringerne viser således, at Nice to Have tilgangen ofte resulterer i løsninger, der senere viser sig ikke at være nødvendige. Gennem tiden er der set mange IT-løsninger, hvor kun halvdelen af de ekstra funktioner og features, der blev ønsket i starten, reelt er blevet brugt.

Anbefalingen er derfor at gå skarpere efter en snæver Need to Have løsning i første omgang. Såvel virksomheden som organisationen bliver således klogere under selve implementeringsforløbet og de erfaringer, der opnås her, viser efterfølgende ofte andre behov end dem, der ifm. med opstart af projektet blev identificeret som såvel Nice og Need to Have.

I skal derfor jagte en Need to Have løsning i fase 1 og afsæt økonomiske, menneskelige og organisatoriske ressourcer til at gennemføre et optimeringsprojekt efter f.eks. 1 år. Efter dette ene år vil såvel virksomhed som organisationen have et langt bedre grundlag for at vurdere, hvilke behov der skabt og opstået med implementeringen af systemet, som derefter kan adresseres i en fase 2.

Denne tilgang betyder ikke, at vi ikke skal “Think Big”, men derimod at vi skal “Start Small” og derfra indfri det digitale potentiale via en agil transformation af virksomheden over tid, baseret på en porteføljestrategi.

4) IT-systemer bliver aldrig bedre end brugernes evne til at udnytte dem

Implementeringen af nye IT-systemer er ikke et rent teknisk foretagende. Når funktioner og arbejdsgange ændrer sig på baggrund af et nyt system, vil effektiviteten af implementeringen afhænge af kvaliteten af jeres Change Management strategi og evnen til at forankre systemet og de nye processer blandt brugerne af løsningen. IT-systemerne bliver nemlig aldrig bedre end brugernes evne til at udnytte systemerne tillige med brugernes evne til at opnå de adresserede gevinstpotentialer.

Flere undersøgelser blandt virksomheder, der har implementeret nyt IT bekræfter, at hvis gevinst- potentialet ifm. med IT-projekter skal realiseres, er Change Management afgørende. Selvom dette efterhånden også er alment kendt, viser erfaringerne at Change Management nødvendigvis ikke glemmes i projekterne, men oftest nedprioriteres, hvilket kan koste dyrt.

Undersøgelser viser således at 70% af ROI’en skabes via Change Management og evnen til at forankre systemet hos brugerne (forandringsledelse). De resterende 30% af ROI’en fra et IT-projekt tilvejebringes via den implementerede løsning og her løsningens evne til at understøtte effektivisering og skabe nye forretningsmuligheder.

Rådet til de virksomheder, der kaster sig ud i nye IT-projekter, er derfor at huske at den tekniske implementering kun er første fase af det samlede projekt. Skal der skabes ROI på investeringen i et nyt IT-system er det afgørende at sikre de nødvendige menneskelige og økonomiske ressourcer til at følge implementeringen helt i hus og forankre systemet og de nye processer blandt brugerne af den nye løsning.

Afsætter din organisation ikke de nødvendige ressourcer til uddannelse og til at arbejde med processerne, organisationen og medarbejderne i forhold til de nye IT-systemer, kan det æde de økonomiske og organisatoriske gevinster ved det nye system og i værste tilfælde sætte din organisation tilbage.

Hvis I er i stand til at nå i mål med ovenstående, bliver resultatet en hurtigere implementering, lavere implementeringspris, hurtigere ROI, lavere risiko og sidst men ikke mindst et projekt, hvor de gevinstpotentialer, der blev udset i forretningsanalysen kan realiseres på både strategisk og forretningsmæssigt niveau.

Sammen med mine mange kollegaer i DXC Eclipse har jeg gennem de sidste par år arbejdet målrettet på en implementeringsmodel med udgangspunkt i ovenstående erfaringer. Teknologien tager afsæt i Dynamics 365 løsningerne fra Microsoft og vi har konfigureret Industry Templates til flere industrier.

Referencelisten tæller allerede mere end 40 succesrige D365 projekter, hvor vi sammen med vores kunder har realiseret værdien af den teknologidrevne forretningsudviklingsmodel i form af hurtigere, billigere implementeringsprojekter og hvor risikoen har været minimeret og ROI optimeret.

Held og lykke med jeres næste IT-projekt.

Læs mere: Sådan får du en succesfuld og billig implementering af IT

Læs mere: ERP on premise eller cloud: Hvad er bedst og billigst?

Sig din mening

*