ERP-system sikrede stabilitet til at vækste forretningen for førende global producent

Dairy Goat Co-operatives verdensomspændende succes var truet af kompleks rapportering, problemer med prognoser og en skrøbelig afhængighed af én udvikler til et afgørende system. Redningen blev et Dynamics ERP-system, der konsoliderede virksomhedens position.

Dairy Goat Co-operative Ltd (DGC) er verdens førende producent af mælkepulverprodukter fremstillet af gedemælk. Virksomheden udviklede sidst i 1980’erne den allerførste modermælkserstatning nogensinde baseret på gedemælk og byggede verdens første fabrik designet specielt til fremstilling af erstatningsprodukter på gedemælk.

DGC understøtter sin førende position i branchen med konstant fokus på kvalitetskontrol. Lige fra praksis på gårdene til produktfremstilling og -emballering underkastes alle processer forskellige risikostyringsprogrammer, der kontrolleres af de newzealandske fødevaremyndigheder.

Indtil for nylig kørte DGC sin drift på et udvalg af forskellige uensartede ældre systemer, hvor det vigtigste var FileMaker Pro, der bl.a. varetog produktklassificering.

En lokal udvikler tilpassede FileMaker Pro til DGC’s behov uden understøttende dokumentation eller overførsel af viden.

Selv om systemet var forholdsvist stabilt, blev den store risiko ved at være totalt afhængig af en enkelt person endnu mere tydelig, da udvikleren var i udlandet for at deltage i en konference.

Keith Arnold, IT-chef i DGC, forklarer:

“For ca. tre år siden, da vi rundede en omsætning på $ 50 mio., var det tæt på at gå galt, og vi tænkte, hvad hvis der sker ham noget, så ville vi rent faktisk have et problem. En af vores nye medarbejdere slettede hele databasen. Udvikleren var i Houston, og vi havde ingen lokal support. Heldigvis fik vi fat i ham på telefonen; han kunne logge på og gendanne en sikkerhedskopi for os. Men vi var tydeligvis sårbare, og det her understregede hvor meget.”

DGC var også meget afhængige af nogle ekstremt omfattende og komplekse regneark til rapportering og planlægning.

Et skifte fremad

Den manglende integration mellem systemerne gav DGC en række problemer.

Pga. et upræcist lager- og omkostningsniveau samt problemer med udarbejdelse af ledelsesrapporter krævede virksomhedens fortsatte vækst, at man skiftede til en enkelt, stabil og meget funktionel løsning.

“Vores situation var, at vores salg blev styret i en af databaserne, og derefter blev regnskabet lavet i Exonet-databasen, og planlægningen af begge dele blev udført i et regneark,” siger Arnold.

“Der var ingen direkte kobling til det, der i teorien er samme transaktion, og vi lavede i realiteten også dobbeltindtastninger masser af gange.”

“Med den vækst, virksomheden stod over for, kunne vi se, at planlægnings- og indkøbssiden ville strække vores regnearksbaserede løsninger til det yderste, så tiden var helt klart inde til at skifte til en komplet integreret løsning.”

Dynamics AX blev redningen

DGC evaluerede proaktivt adskillige ERP/MRP-løsninger, der kunne styre ressourceplanlægning og produktion, bl.a. en løsning, som virksomheden allerede kendte til og oprindeligt havde ment ville være en ideel løsning.

Den endelige beslutning blev dog truffet pga. løsningens holdbarhed, stabilitet og fleksibilitet i forhold til denne virksomhed kombineret med stærk lokal support. Valget faldt på Microsoft Dynamics AX sammen med den førende Dynamics AX-implementeringspartner, DXC Technology.

Renzo Vettori, General Manager Corporate, siger om valget:

“Efter min mening har Microsoft stærke rapporteringsfunktioner, især på økonomisiden, det har en langsigtet køreplan, og Dynamics AX vandt helt sikkert stort på brugervenlighed.”

“Vi så også, at DXC Technology havde god og løbende support og følte, at hvis de lavede flere installationer end nogen anden, så ville de have mere support.”

Stor tilfredshed med resultater og fordele

Den eksisterende produktklassificeringsfunktion blev brugt som model til det nye Dynamics AX-modul. Arnold var tilfreds med resultaterne:

“Med det nye modul, som DXC Technology har bygget i Dynamics AX, har vi adresseret vores stabilitetsproblem, og jeg føler mig mere tryg, når vores klassificeringssystem håndteres i samme database. Så altså, langsigtet tror jeg, at Dynamics AX reelt vil beskytte os mere.”

Dynamics AX-klassificeringsløsningen, som DXC Technology udviklede, tilbyder forbedret ydeevne, primært fordi den er integreret i Dynamics AX’ lager- og karantænestyringssystemer.

Produkter sættes i karantæne direkte fra produktionsbåndet, indtil klassificeringen er fuldført. Det gør “hot shipping” nemmere, dvs. hvor produktet kan frigives tidligt, før en endelig klasse er udstedt, så forsyningskædens behov kan opfyldes.

Når de endelige kvalitetsresultater modtages, klassificeres det tidligt frigivne produkt og kan spores gennem Dynamics AX’ lager- og produktionsprocesser.

Det nye klassificeringssystem blev designet om, så det opfyldte nye krav til forskellige driftsaktiviteter, fx konservesprocessen, hvor kvalitetsprøver er baseret på tid i stedet for varepartiprøver.

Udviklingen af funktioner, der kunne generere eksportdokumentation i Dynamics AX, blev også godt modtaget. Dokumentationen er ren, klar og ensartet og giver både kvalitetsinformation og sikrer et professionelt image.

“Nu har vi denne dokumentationspakke, som DXC Technology har udviklet, hvilket bare er perfekt,” kommenterer Arnold.

Planlægning skaber succes

Planlægning har altid været en svær opgave for DGC, fordi virksomheden håndterer et frisk mælkeprodukt i uforarbejdet tilstand, med sæsonudsving.

Sæsonudsvinget skal jævnes ud, så det dækker 12 måneders forsyning, og derfor er gode prognoser afgørende, især fordi DGC’s egne kunder ikke altid selv udarbejder prognoser.

Dynamics AX giver virksomheden bedre værktøjer til effektiv håndtering af prognoser og endda også udsvingene.

For Arnold er den planlægningsfunktion, der kommer ind i lagerstyringssystemet et højdepunkt ved Dynamics AX-løsningen.

“Tidligere var der alt det her dobbeltindtastning, frem og tilbage, hvor vi tog databaseoplysninger og tastede dem ind i regneark for at kunne planlægge. Det var altid et spørgsmål, om lagerbeholdningen var korrekt. Med Dynamics AX har vi ikke de bekymringer.”

For Vettori er Dynamics AX en del af DGC’s fremtid:

“Vi kiggede fremad på vores nye konservesfabrik og vores delejerskab af Dairy Blenders, og det, vi havde, var ganske enkelt ikke avanceret nok til at føre os videre. Vores plan var at inkorporere dem på AX-systemet hen ad vejen og få fuld transparens på tværs af hele virksomheden. Dynamics AX kan og vil hjælpe os med at opnå dette.”

Arnold føler sig også mere tryg ved samarbejdet mellem DGC og Dynamics AX og han konkluderer med glæde:

“Jeg tror, at systemets funktioner vil holde os på den sikre side i meget lang tid.”

Læs mere: Branchespecifik ERP sikrer både kvalitet og lønsomhed for jeres virksomhed  

Læs mere: Sådan producerer du bæredygtige fødevarer fra start til slut

Sig din mening

*