DXC skaber et fleksibelt arbejdsmiljø for 60.000 medarbejdere med Microsoft Teams

Microsoft Teams har forbedret medarbejderproduktiviteten og de forretningsmæssige resultater hos DXC Technology. Det har også skabt et mere fleksibelt arbejdsmiljø, der dækker hele verden og foregår i realtid.

Richard Wilkinson, Solutioning and Onboarding Director hos DXC Technology i Sydeuropa, var ved at lave et tilbud til en stor europæisk bilproducent og samlede derfor et virtuelt team af eksperter fra Japan, Spanien, Frankrig, Tyskland og USA, der arbejdede på en samlet, fleksibel og samarbejdsbaseret måde i Microsoft Teams med henblik på at få opgaven.

Teams er så indarbejdet i driften af Wilkinsons vidtspredte afdeling på 250 medarbejdere, at der på et hvilket som helst tidspunkt kan være helt op til 200 ad hoc-grupper, der bruger værktøjet til at kommunikere med mulige kunder og udvikle teknologiløsninger. Før Teams blev taget i brug, var medarbejdere nødt til at skifte mellem Skype, Excel, SharePoint, Microsoft Project og lange mailtråde, hvilket gjorde samarbejdet mindre effektivt.

Teams samler alle disse kommunikations- og samarbejdsværktøjer i én sammenhængende og integreret platform, der “har givet os mulighed for at organisere arbejdet i et virtuelt miljø,” siger Wilkinson, der beskriver Teams som en “game changer.”

I Teams kan alle medarbejdere arbejde på et enkelt dokument samtidigt og dele fremskridt i realtid. Ingen bliver efterladt, fordi den vedvarende chatfunktion gør, at alle kan se, hvad der er gået forud.

“Teams har været en katalysator for en ny måde at arbejde på,” siger Wilkinson.

Siden DXC åbnede for muligheden for at bruge Teams i andre grupper i virksomheden, er mere end 60.000 medarbejdere hoppet med på vognen, hvilket gør DXC til en af de 15 største Teams-implementeringer i verden. Og det er kun begyndelsen.

Men hvorfor Microsoft Teams?

Lige siden DXC blev grundlagt i 2017 som en fusion mellem virksomhedstjenesterne hos Computer Sciences Corporation (CSC) og Hewlett Packard Enterprise (HPE), er der blevet arbejdet på at samle systemer og modernisere brugeroplevelsen for DXC’s 130.000 medarbejdere.

Da DXC allerede arbejdede på Microsoft Enterprise 365-platformen, betød brugen af Teams, at DXC kunne integrere produktivitetsværktøjer, der allerede var udrullet, og som medarbejderne kendte i forvejen, udtaler Jorge Pimentel, der er chef for Collaboration Services Portfolio for DXC Office of the CIO.

“En af de største motivationsfaktorer bag valget af Teams er den dybe, indbyggede integration med tjenester, som vi allerede bruger hver dag, f.eks. SharePoint, Calendar og OneDrive,” udtaler Pimentel.

“Det betyder, at vi ikke skal til at tilpasse tingene eller overføre eksisterende indhold. Nu kan vi bruge det via Teams. Teams er også en fleksibel model, der kan skaleres og tilpasses den enkelte gruppe, så den kan opnå sine forretningsmæssige mål. Alt dette betyder, at vi har et solidt fundament, der har en integreret forbindelse til de Office 365-tjenester, der allerede indeholder vores data.”

Derudover har Teams avancerede funktioner til sikkerhed og overholdelse af regler og standarder. Adgangen styres ved hjælp af multifaktorgodkendelse, og alle data, uanset om de er inaktive eller i transit, er krypterede. Teams bruger funktionerne i Office 365-grupper til at administrere adgangstilladelser til indholdet for hver enkelt gruppe.

Teams giver et antal trinvise forbedringer i den måde, medarbejderne arbejder på, hvilket samlet set giver større medarbejdertilfredshed, større produktivitet og væsentlige forretningsmæssige fordele.

Her er et par eksempler på, hvordan Teams gør en forskel:

  • Teams eliminerer tidskrævende og ineffektive “skift mellem forskellige kontekster”, der opstår, når medarbejdere er nødt til at gå frem og tilbage mellem browser, chat- og produktivitetsapps. Teams optimerer også redigering og deling af dokumenter, så vi slipper for at skulle samle flere filversioner til én.
  • E-mail var aldrig tænkt som et samarbejdsværktøj. Med Teams reducerer medarbejderne deres afhængighed af e-mail, når det gælder deling af dokumenter og afsendelse af vedhæftede filer. De kan være mere fri i deres samarbejdsform og arbejde på en mere organiseret og sikker måde.
  • Personalemøder er mere organiserede og mere effektive, fordi dokumenter og filer er samlet på ét sted. En gruppesession i Teams kan integrere et udvalg af samarbejdstilstande, herunder dokumentdeling, videokonferencer og vedvarende chat i realtid.
  • Projektledelse er blevet forbedret, fordi Teams skaber en fælles arbejdsplads, hvor projektmedlemmerne kan dele dokumenter, handlingspunkter, milepæle, kalendere osv.
  • Styring af tilladelser er automatiseret og sikker, så grupper nemt kan oprettes og senere opløses igen, når projektet er fuldført.

Større momentum efter blød udrulning

I stedet for at gøre en stor ting ud af det eller tvinge systemet ned over hovedet på medarbejderne, besluttede DXC sig for at udrulle systemet på en diskret og blød måde, hvor medarbejderne blev gjort opmærksom på tilgængeligheden af Teams, hvorefter de fik valget om, de ville bruge det eller ej.

Den bløde udrulning var lavet sådan, at IT-teamet kunne få feedback fra folk, der tidligt tog det i brug, og indsamle case studies, der kunne skabe yderligere udbredelse.

“Vi har fået masser af positiv feedback,” siger Debbie Ermiger, der er leder for slutbrugertjenester hos DXC.

Ermiger bemærker også, at på et hvilket som helst tidspunkt kan mere end halvdelen af DXC’s medarbejdere være væk fra DXC-afdelingen. De kan enten være hos en kunde, på et hotel eller en anden fjernplacering. Det er grunden til, at det er vigtigt at give medarbejdere en platform, der gør, at teams, der befinder sig i forskellige tidszoner, kan arbejde sammen om at nå det forretningsmæssige mål.

Pimentel anerkender, at der knytter sig en læringskurve til Teams, som ved alle større systemændringer. For at tilskynde medarbejderne til at anvende det udarbejdede hans afdeling en række selvhjælpsartikler og videovejledninger til specifikke aktiviteter. Der blev ført kampagner for brugen af Teams i interne nyhedsbreve, og ledende DXC-medarbejdere og superbrugere anbefaler det.

I Wilkinsons tilfælde traf han beslutningen om at udrulle Teams en fredag, meddelte dette til sin gruppe om mandagen, og Teams var så i gang den efterfølgende mandag.

”Jeg kan slet ikke se, at vi kunne have gjort det med noget andet værktøj,” siger Wilkinson. Han er især glad for mobilappen, som han beskriver som “strålende.”

Han ser også frem til at udvide brugen af Teams til eksterne klienter, så han kan invitere kunder som f.eks. den europæiske bilproducent til workshops eller planlægningssessioner i Teams.

Læs mere: Vil du også gerne forbedre medarbejdernes produktivitet og forretningsmæssige resultater?

Læs mere: Sådan forbedrer Power Platform kontakten med medarbejderne

Sig din mening

*