Er jeres viden og dokumenter spredt overalt? Sådan samler du dem ét sted

Bedre og mere effektivt dokument-, kontrakt- og sagsstyring gør vidensdeling nemmere og bekæmper silotænkning i din virksomhed.

I mange virksomheder bliver medarbejderes tid ikke udnyttet optimalt, da tiden bliver spildt på at skabe, arkivere, genfinde og dele informationer og dokumenter fra flere forskellige steder.

Martin Hald Nissen, der er manager for Dynamics 365 Customer Engagement & Power Platform-områderne hos DXC Technology i Norden, forklarer, at det i de fleste organisationer ikke er et problem at skabe og arkivere dokumenter og viden, men udfordringen opstår, når dokumenter og information skal genfindes og deles. Det besværliggør vidensdeling og overlevering af informationer og kan ofte føre til silotænkning, hvor den ene hånd ikke ved, hvad den anden laver, som Martin Hald Nissen forklarer det.

Han bruger leverancekataloger eller kontrakter som et eksempel på dokumenttyper, der bruges på tværs af afdelinger. Det kan fx være i salgs-,produktions- eller leveranceafdelingen, hvor der er stor værdi i effektiv og stringent dokumentstyring, hvor man har én version af sandheden, så ingener i tvivl om, hvilken dokumentversion der er den seneste.

Samarbejde og vidensdeling på tværs

For at løse dette problem har DXC Technology udviklet værktøjet DXC Collaborate, som Martin Hald Nissen beskriver som et effektivt, cloudbaseret dokument- og sagsstyringssystem, hvis formål først og fremmest er at finde den bedste måde for din virksomhed at arbejde sammen om dokumenter og viden på tværs af afdelinger og funktioner.

”Når vi implementerer DXC Collaborate hos en kunde, er et vigtigt skridt konverteringen fra den eksisterende fil-struktur til en metadatastruktur. Her er filer tagget med metadata, så de medarbejdere, der er blevet tildelt adgang, nemt kan søge efter dokumenter baserede på metatags, der er fælles defineret for hele virksomheden og ikke kun giver mening for den enkelte afdeling,” forklarer Martin Hald Nissen.

Han beskriver DXC Collaborate som limen, der kan binde applikationerne i Dynamics 365-økosystemet sammen ved at sikre effektiv deling af og adgang til filer og dokumenter på tværs af processer og applikationer.

Nem at tilpasse

DXC Collaborate er baseret på Power Platform, og det betyder, at systemet er bygget på en model, der hurtigt kan tilpasses.

”Hvis kontrakter skal godkendes på en ny måde, kan vi, eller kunden selv, hurtigt bygge et nyt Power Automate-flow til at gøre det på den nye måde i stedet for at skulle programmere et komplekst workflow,” fortæller Martin Hald Nissen.

Denne mulighed for at udbygge og udvikle sit dokument- og sagsstyringssystem hurtigt, i takt med at behovet opstår, er ifølge Martin Hald Nissen værdifuldt i en række industrier, men særligt for virksomheder i den farmaceutiske industri eller til projektorienterede produktionsvirksomheder.

”Med DXC Collaborate kan du uden at investere i et dedikeret, komplekst og dyrt dokument- og sagsstyringssystem opnå samme værdi ved at udnytte de funktioner og integrationer, der i forvejen findes i Microsoft 365,” siger Martin Hald Nissen,

Han tilføjer:

”Ved brugen af DXC Collaborate til at udnytte de muligheder, der allerede findes i Microsoft 365, vil mange virksomheder opleve at kunne opnå et niveau af Compliance, Governance og Risk Management, der hidtil har været, forbeholdt meget større virksomheder.”

Hvis man er blevet nysgerrig på, hvordan man som virksomhed opnår bedre videns- og dokumentdeling, opfordrer Martin Hald Nissen til, , at man dropper “Best-in-class” tankegangen, hvor man vælger de værktøjer, der isoleret set er bedst til en given opgave. I stedet ser han virksomheder få langt større værdi ved at kigge på sine forretningsapplikationer som et økosystem og fokusere på de eksisterende integrationer og muligheder for hurtig tilpasning af eksisterende teknologier i Power Platformen.

Oftest kan man imødekomme de fleste behov uden at introducere en ny tredjepartsløsning og dermed gøre sig selv en tjeneste i forhold til fremtidige ændringer. I en tid, hvor forandring og hurtige tilpasninger er et strategisk fokus for IT, er dette vejen, fremfor at finde den bedste løsning lige nu og her.

Læs mere: Maksimer værdien af dokumenterne med DXC Collaborate

Læs mere:   7 tips til at vælge det rette filhåndteringssystem

Sig din mening

*