Effektive roboter er CFOens beste venner

Roboter er på full fart inn i økonomiavdelinger og er CFO-ens nye hjelper. Programvarerobotene overtar repetitive manuelle prosesser, mens økonomiavdelingen får mer verdifulle oppgaver.

I 2017 begynte Ziton å se på mulighetene til å bruke roboter som hjelp i økonomiavdelingen og i administrasjonen ellers. Det har gitt økonomiarbeiderne mer spennende oppgaver og mindre arbeidspress.

– Skulle vi jobbet på gamlemåten ville vi vært dobbelt så mange ansatte på økonomiavdelingen, sier Jens Michael Haurum, CFO (finansdirektør) i Ziton.

Ziton leverer drifts- og vedlikeholdstjenester til offshore vindmølleparker. Det danske selskapet har nesten hundre ansatte og omsatte for nesten 320 millioner kroner i 2017.

Standardløsning eller programvarerobot

For et par år siden oppgraderte selskapet sitt ERP-system til Microsoft Dynamics NAV, og tok samtidig i bruk flere tilleggsmoduler, som DXC selger, for å automatisere tidligere manuelle prosesser.

I tillegg har Ziton implementert en programvarerobot som automatiserer andre og mer komplekse prosesser.

– Når man skal automatisere ens prosesser, kan man enten velge standardløsninger som kommer med ERP-systemet eller implementere en programvarerobot. Hva som er det riktige å velge avhenger blant annet av hvor komplekse prosessene er og hvor stor fleksibilitet man ønsker, fortsetter Haurum.

Elektroniske fingre

I dag bruker Ziton robot, som ofte kalles elektroniske fingre eller RPA for Robotic Process Automation, til å overføre informasjon mellom innkjøpssystemet og ERP-systemet.

Tidligere har seks innkjøpere brukt rundt 10 prosent av sin arbeidstid på å sitte og klippe ut og lime inn informasjon mellom de to forretningssystemene. Slikt manuelt arbeid fordi systemene ikke er integrerte, er svært vanlig i de fleste bedrifter, uansett størrelse.

– Nå kan våre innkjøpere i stedet bruke arbeidstiden sin på mer verdifulle oppgaver, for eksempel å forhandle frem bedre priser, sier Haurum.

Programvareroboten finner selv frem godkjente og bokførte kjøpsfakturaer i ERP-systemet og kopierer deretter informasjon fra ERP-systemet , bokfører og lukker ordrene i innkjøpssystemet.

Les om DXCs service business’ IT-løsninger for prosjektorientert produksjon.

Analyse fremfor transaksjoner

For Ziton har effekten av automatisering og roboter vært økt kvalitet, reduserte kostnader og at avdelingen jobber mer analytisk og fremoverskuende enn tidligere.

– Om vi ikke hadde gjort disse tingene som DXC har bidratt med de siste to årene – automatisert våre manuelle prosesser – burde vi vært dobbelt så mange mennesker som vi er i dag. Samtidig er økonomiavdelingen blitt mer fremoverskuende og analytisk fundert, forteller Haurum.

Han forklarer hva han mener med fremoverskuende og analytisk.

– Det kan være å bruke data for å se på prisutviklingen på innsatsmidler i produksjonen, sesongvariabler knyttet til produksjonskapasitet, hvem som er vår største leverandør, slik at vi kan forhandle frem bedre priser og så videre. Tradisjonelt er det ikke så mye tid til gjøre dette.

Teknologi og endringsledelse

Haurum understreker at innføringen av roboter ikke bare handler om teknologi.

– Det er også en stor del endringsledelse.

CFO-en sier at organisasjonsendringene er blitt tatt riktig godt imot og har ført til at alle i dag gjør mye mer spennende arbeidsoppgaver.

– Man må understøtte utviklingen av den enkelte person, slik at alle kan videreutvikle seg og utvikle sitt kunnskapsnivå slik at de kan utføre de nye oppgavene. Man må ha en plan for hvordan hver især skal utvikle seg, anbefaler Haurum.

Han forteller at Ziton begynte å undersøke bruken av roboter for et par år siden.

– Programvareroboter har vært her i mange år, og de seneste årene har de utviklet seg mye og blitt mye “flinkere”. Nå identifiserer vi fortløpende nye prosesser hvor det kan være en fordel å bruke robotene på, sier Haurum.

Haurum anbefaler alle bedrifter som har manuelle, gjentagende prosesser, og som man bruker store ressurser på, å vurdere å implementere roboter.

Ønsker du å sette fart på din digitale reise? La DXC kickstarte din digitale transformasjon

Digitalisering uten buzzord – les vårt gratis whitepaper

Si din mening

*