Slik løser du problemet med ubrukelig teknologi

Alt for mange bedrifter blir motarbeidet av IT-systemer som ikke henger sammen. Men skal du drive forretningen effektivt, må du ha teknologi som spiller på lag.

IT-systemer burde hjelpe bedriftene, men i mange tilfeller gjør de det motsatte. Det skjer fordi noen av systemene ikke henger sammen, mens andre er for komplekse å bruke eller tar for lang tid å bruke.

Uansett hva som er problemet, er det alvorlig for bedriftene. Arbeidsprosessene blir tungvindte og det blir vanskelig å drive bedriften effektivt.

En ny undersøkelse støtter det ovenstående. I undersøkelsen svarer 76 prosent av spurte IT-direktører at de er bekymret over økende IT-kompleksitet.

Men hva kan selskaper gjøre for å få en enklere og mer brukervennlig IT-plattform og -systemer?

Velg brukervennlige IT-systemer

Å velge brukervennlige IT-systemer betyr ikke at systemene blir mindre avanserte. Utvikleren har bare gjort det enklere for brukeren, for eksempel ved å tilgjengeliggjøre bare de nødvendige funksjoner og gjemme andre funksjoner.

Får du alle oppgavene i samme skjermbilde, er det effektivt om du bruker hele dagen til å taste inn og prosessere ordrer. Da slipper man å veksle mellom flere åpne programvinduer eller klippe og lime inn informasjon mellom ulike vinduer for å fullføre arbeidsprosessene.

Et eksempel er Microsoft Outlook. Gjennom integrasjoner med forretningssystemer, som CRM eller ERP, kan man gjøre alle operasjoner i Outlook-skjermbildet og få tilgang til alle opplysninger man trenger samme sted.

Microsofts løsninger er et godt sted å begynne, fordi de er brukervennlige og fordi de velkjente kontorstøtteprogrammene Microsoft Office 365, er godt integrerte med forretningsapplikasjonene Microsoft Dynamics 365.

Bruk skyplattformer med én database

En av de viktigste grunnene til et komplisert IT-oppsett, er at man har fått flere ulike systemer, som gjør hver sin arbeidsoppgave og hvor dataene havner i selvstendige databaser, som ikke har koblinger mot de andre databasene i selskapet.

Med Microsoft Dynamics 365 er selvstendige databaser historie. Skyplattformen er bygd opp ved hjelp av ulike apper som understøtter ulike arbeidsprosesser innenfor salg, markedsføring, finans og kundeservice.

Appene er koblet med hverandre og alle data er lagret i en og samme database. En felles database gjør det langt lettere å dele data mellom ulike avdelinger, personer og roller i virksomheten.

Dynamics 365-plattformen reduserer også IT-kompleksiteten fordi alle de daglige arbeidsprosessene er samlet i en plattform som alltid er oppdatert og alltid er tilgjengelig.

Les også: Teknisk gjeld hindrer forretningen

Vurder outsourcing og skyen

Imidlertid trenger ikke et komplekst IT-oppsett å bare handle om at det er for mange IT-systemer i virksomheten. Den kan også være at de få er kompliserte å supportere og vedlikeholde. Da kan det være lurt å sette bort driften til en ekstern teknologileverandør.

En teknologipartner kan for eksempel løse oppgavene under:

  • daglig drift av IT-systemer og -infrastruktur
  • IT-support til medarbeidere og superbrukere
  • test og optimalisering av IT-plattformen etter oppdateringer

En stor fordel ved outsourcing, eller driftsutsetting om du vil, er at kompleksiteten forsvinner fordi andre tar seg av oppgaven. Det frigjør også tid for IT-avdelingen, som i stedet kan bruke tid på innovasjon og fremtidige strategiske oppgaver. Det gjør bedriften smidigere i forhold til kommende omstillinger.

En annen mulighet for å skaffe seg mer tid og redusere stresset er å flytte IT-plattformene og -prosessene i skyen. Det har en rekke fordeler:

  • man slipper å kjøpe egen maskinvare og servere
  • data er alltid tilgjengelig og oppdatert
  • bedre oversikt over IT-kostnadene
  • enklere å øke eller redusere IT-bruken og -kostnadene ettersom behovet endrer seg

Brukervennlige og skybaserte IT-systemer med en felles database er altså et smart valg om man velger et enklere og mindre komplekst IT-oppsett. Hva er ditt valg?

Lurer du på hva Microsoft Dynamics 365 er? Her får du svar

Si din mening

*