ERP-system leverte stabiliteten som krevdes for at en verdensledende produsent skulle kunne utvide virksomheten

Dairy Goat Co-operatives verdensomspennende suksess var truet av kompleks rapportering, vanskeligheter med prognostisering og en sårbar avhengighet av én utvikler for et avgjørende system. Et Dynamics ERP-system reddet selskapet og konsoliderte dets stilling.

Dairy Goat Co-operative Ltd (DGC), verdens ledende produsent av geitemelkbaserte tørrmelksprodukter, utviklet den aller første morsmelkerstatningen av geitemelk i slutten av 1980-årene og bygde verdens første fabrikk spesifikt for å produserte tørrmelksprodukter av geitemelk.

DGC støtter sin ledende posisjon gjennom en konstant vektlegging av kvalitetskontroll. I alt fra rutinene på det enkelte gårdsbruk til produksjon og pakking av ferdige produkter er samtlige prosesser underlagt risikostyringsprogrammer som kontrolleres av New Zealand Food Safety Authority.

Inntil nylig drev DGC selskapet med flere uensartede, tradisjonelle systemer, der det viktigste var FileMaker Pro, som blant annet håndterte produktklassifiseringen.

En lokal utvikler tilpasset FileMaker Pro til DGCs krav, uten noen støttedokumentasjon eller kunnskapsoverføring.

Selv om systemet var relativt stabilt, ble den betydelige risikoen for selskapet ved å være helt avhengig av en enkelt person enda tydeligere da utvikleren reiste utenlands for å delta på en konferanse.

Keith Arnold, IT-sjef for DGC, forklarte det slik:

«For omtrent tre år siden, da vi hadde en omsetning på $50 millioner og balanserte på en knivsegg, innså vi at vi faktisk hadde et problem dersom noe skulle skje med ham. En av våre nyansatte slettet hele databasen. Utvikleren var i Houston, og vi hadde ingen lokal støtte. Heldigvis fikk vi tak i ham på telefonen, og han klarte å logge seg på og gjenopprette en sikkerhetskopi for oss. Men vi var definitivt sårbare, og denne hendelsen fikk oss til å innse i hvilken grad.»

Vi var også i stor grad avhengig av noen ekstremt lange og komplekse regneark til rapportering og planlegging.

Steget fremover

Den manglende integreringen systemene imellom skapte en rekke problemer for DGC.

På grunn av manglende nøyaktighet for beregning av varebeholdning og kostnader samt vanskeligheter med å produsere årsrapporter, ble det nødvendig for selskapet å gå over til én enkelt, stabil og funksjonell løsning etter hvert som de fortsatte å vokse.

«Situasjonen var den at salget ble administrert i én av databasene, og den økonomiske rapporteringen ble gjort i Exonet-databasen, og planleggingen av dem ble utført på et regneark», sa Arnold.

«Det var ingen direkte kobling mellom det som i teorien var den samme transaksjonen, og i realiteten tastet vi inn ting dobbelt store deler av tiden.»

«Vi innså at med veksten som ville komme i selskapet, kom planleggings- og innkjøpssiden til å sprenge de regnearkbaserte systemene. Så tiden var definitivt moden for å gå over til en fullstendig integrert løsning.

Løsning

DGC vurderte proaktivt flere løsninger for ressurs- og produksjonsplanlegging (ERP/MRP), herunder en de allerede kjente svært godt og i utgangspunktet trodde ville være en ideell løsning.

Den endelige løsningen ble imidlertid valgt på grunn av sin lange levetid, stabilitet og mulighet for fleksibel tilpasning til virksomheten, pluss sin sterke lokale støtte. Valget falt på Microsoft Dynamics AX – sammen med Microsoft New Zealands ledende Dynamics AX implementeringspartner, DXC Technology.

Direktør Renzo Vettori forklarer valget slik:

«Jeg tror Microsoft har sterke rapporteringsløsninger, spesielt på økonomisiden, de har et langsiktig veikart, og Dynamics AX skåret utvilsomt høyest på brukervennlighet.»

«Vi så at DXC Technology også ville passe godt og hadde løpende brukerstøtte, og følte at hvis de gjorde flere installasjoner enn noen andre, ville de også få mer støtte.»

Resultat og fordeler

Den eksisterende funksjonen for produktklassifisering ble brukt som modell for den nye Dynamics AX-modulen. Arnold ble fornøyd med resultatene:

«Med den nye modulen som DXC Technology bygde inn i Dynamics AX, har vi løst stabilitetsproblemet, og det føles tryggere når klassifiseringssystemet blir behandlet i den samme databasen. Så jeg tror at Dynamics AX i det lange løp faktisk kommer til å gi oss bedre beskyttelse.»

Klassifiseringsløsningen med Dynamics AX som DXC Technology utviklet, gir bedre ytelse, primært som følge av integreringen i Dynamics AX-systemene for varelager- og karantenebehandling.

Produkter blir satt i karantene rett fra samlebåndet til klassifiseringen er fullført. Det fremmer «hot shipping», det vil si at produkter kan frigis tidlig, før en endelig klassifisering er utstedt, slik at kravene i forsyningskjeden kan innfris.

Når de endelige kvalitetsresultatene mottas, blir det tidlig frigitte produktet klassifisert og kan spores gjennom Dynamics AX-prosessene for varelager og produksjon.

Det nye klassifiseringssystemet ble omgjort for å oppfylle kravene i forskjellige operasjoner, for eksempel hermetiseringsprosessen, der kvalitetsprøver baseres på tid fremfor partiprøver.

Utviklingen av funksjonalitet for å generere eksportdokumentasjon med Dynamics AX ble også godt mottatt. Dokumentasjonen er klar, tydelig og konsekvent, og den gir både kvalitetsinformasjon og skaper et profesjonelt inntrykk.

«Nå har vi denne dokumentasjonspakken som DXC Technology har utviklet, og den er helt genial», sa Arnold.

Planlegging for suksess

Planlegging har alltid vært en utfordring for DGC, ettersom selskapet arbeider med et ferskt melkeprodukt i ubehandlet tilstand, og med en sesongtopp.

Toppen må jevnes ut på 12 måneders forsyning, så god prognostisering er avgjørende, ikke minst fordi DGCs egne kunder ikke alltid er like gode på nettopp det.

Dynamics AX gir selskapet bedre verktøy for effektiv prognostisering og utjevning av toppene.

For Arnold er planleggingen som gjelder lagersystemet noe av det beste ved Dynamics AX-løsningen.

«Tidligere måtte vi gjøre masse dobbeltarbeid ved å flytte ting frem og tilbake, ta informasjon fra databasen og legge den inn i regnearket for å gjøre det mulig å planlegge. De oppsto nesten alltid tvil om hvorvidt lagerlisten stemte. Med Dynamics AX har vi ikke lenger slike bekymringer.»

For Vettori er Dynamics AX en del av DGCs fremtid:

«Vi hadde sett frem mot vårt nye hermetiseringsanlegg og deleierskapet i Dairy Blenders, og det vi hadde, var ganske enkelt ikke avansert nok til å ta oss fremover. Planen er etter hvert å innlemme dem i Dynamics AX-systemet og få full gjennomsiktighet i hele virksomheten. Dynamics AX kan og vil hjelpe oss med å oppnå dette.»

Arnold er også mer enn tilfreds med samarbeidet med DGC og Dynamics AX, og konkluderer fornøyd:

«Jeg tror systemets funksjoner kommer til å fungere fint i lange tider.»

Les mer: Teknologi som møter kundenes og markedets stigende krav 

Les mer: Slik produserer du bærekraftige matvarer – fra start til slutt

Si din mening

*