Med Microsoft Teams skaper DXC et smidig arbeidsmiljø for 60 000 ansatte

Microsoft Teams har forbedret DXC Technologys virksomhetsresultater og de ansattes produktivitet. Det har også skapt et mer smidig og verdensomspennende arbeidsmiljø i sanntid.

Da Richard Wilkinson, DXC Technologys løsnings- og innføringsdirektør for Sør-Europa, satte opp et forslag til en stor, europeisk bilprodusent, satte han sammen et virtuelt team med eksperter fra Japan, Spania, Frankrike, Tyskland og USA, som samarbeidet om å vinne kunder på en enhetlig og smidig måte i Microsoft Teams.

Wilkinsons avdeling har 250 ansatte, og Teams er så integrert i driften at det til enhver tid kan være så mange som 200 adhoc-grupper som bruker verktøyet for å kommunisere med potensielle kunder og utvikle teknologiløsninger. Før de ansatte begynte å bruke Teams, måtte de bytte fram og tilbake mellom Skype, Excel, SharePoint, Microsoft Project og lange e-postsamtaler på bekostning av effektivt samarbeid.

Teams samler alle disse kommunikasjons- og samarbeidsverktøyene i én sømløs, integrert plattform som «har gitt oss muligheten til å organisere arbeidet i et virtuelt miljø,» sier Wilkinson, som beskriver Teams som en «game changer».

I Teams kan de ansatte jobbe i ett enkelt dokument samtidig og dele fremgangen i sanntid. På grunn av den kontinuerlige chattefunksjonen som gjør det mulig for alle å se hva som allerede har skjedd, blir ingen hengende etter.

«Teams har vært en katalysator for en ny måte å jobbe på», sier Wilkinson.

Helt siden DXC begynte å tilby Teams til andre grupper i selskapet, har mer enn 60 000 ansatte registrert seg. Dette gjør DXC til én av de topp 15 største brukerne som har implementert Teams i verden. Og dette er bare begynnelsen. DXC håper å øke dette antallet til 100 000 ansatte i 2020.

Hvorfor Microsoft Teams?

Helt siden DXC ble opprettet i fusjonen mellom Computer Sciences Corporation (CSC) og Hewlett Packard Enterprise (HPE) i 2017, har det blitt jobbet med å konsolidere systemer og modernisere brukeropplevelsen for DXCs 130 000 ansatte.

Siden DXC allerede var på Microsoft Enterprise 365-plattformen, gjorde aktiveringen av Teams det mulig for DXC å integrere produktivitetsverktøy som allerede var distribuert og velkjent for de ansatte, sier Jorge Pimentel, Collaboration Services Portfolio-leder for kontoret til CIO.

«Én av driverne bak valget av Teams, er den dype opprinnelige integrasjonen til tjenester vi allerede bruker daglig, som SharePoint, Calendar og OneDrive», sier Pimentel.

«Dette betyr at vi ikke må rekonstruere eller migrere eksisterende innhold. Nå bruker vi dette gjennom Teams. Teams tilbyr også en fleksibel modell for skalering og tilpasning av hver gruppe for å oppfylle virksomhetens behov. Alt dette betyr at vi har et solid grunnlag som er opprinnelig tilkoblet til Office 365-tjenester som allerede inneholder våre data.»

I tillegg har Teams avanserte sikkerhets- og samvarsegenskaper. Tilgangen kontrolleres av godkjenning med flere faktorer, og alle data, enten i hvile eller under overføring, er kryptert. Teams utnytter Office 365-grupper for å administrere tilgangstillatelser til innholdet i hver gruppe.

Teams tilbyr en rekke trinnvise forbedringer til måten de ansatte jobber på, som alle resulterer i økt tilfredshet hos de ansatte, forbedret produktivitet og betydelige fordeler for virksomheten.

Her er noen eksempler på hvordan Teams utgjør en forskjell:

  • Teams eliminerer bortkastet tid og ineffektivt «kontektsbytte» som oppstår når ansatte må bytte mellom nettleser, chatt og produktivitetsapper. Teams optimaliserer også redigering og deling av dokumenter, uten behov for å konsolidere flere filversjoner.
  • Det var aldri meningen at e-post skulle være et samarbeidsverktøy. Med Teams er ikke de ansatte lenger avhengig av e-post for deling av dokumenter og oversendelse av vedlegg. De samarbeider mer fritt og på en mer organisert og sikker måte.
  • Personalmøter er mer organiserte og mer effektive fordi dokumenter og filer samles på en plass. En Teams-gruppeøkt kan integrere flere forskjellige samarbeidsmoduser, inkludert dokumentdeling i sanntid, videokonferanser og kontinuerlig chatting.
  • Prosjektstyring forbedres fordi Teams skaper et felles arbeidsområde hvor prosjektets teammedlemmer kan dele dokumenter, handlingselementer, milepæler, kalendere osv.
  • Tillatelsesstyring er automatisert og sikkert, slik at det er enkelt å sette sammen grupper, og løse dem opp når prosjektet er fullført.

Myk utrulling gir fart

I stedet for å hoppe rett uti, eller pålegge de ansatte å bruke systemet, bestemte DXC seg for å bruke en myk utrulling der de ansatte ble informert om at Teams var tilgjengelig og at de nå kunne velge om de ville bruke det eller ikke.

Den myke utrullingen ble utformet for å gi IT-teamene muligheten til å samle inn tilbakemeldinger fra de som tok i bruk systemet tidlig, og samle inn casestudier for å øke antallet brukere opp mot målet på 100 000.

«Vi mottok mange positive tilbakemeldinger», sier Debbie Ermiger, daglig leder i IT-sluttbrukertjenester i DXC-kontoret til CIO.

Ermiger nevner også at det til enhver tid kan være mer enn halvparten av DXCs ansatte i arbeid utenfor et DXC-kontor, enten på et kundested, et hotell eller andre eksterne lokasjoner. Derfor er det viktig å gi de ansatte en plattform som gjør det mulig for teams som er spredt ut over forskjellige tidssoner, og samarbeide mot et felles forretningsmål.

Pimentel erkjenner at det eksisterer en læringskurve i tilknytning til Teams, og med eventuelle store systemendringer. For å oppmuntre til økt bruk, har kontoret hans satt sammen en rekke selvhjelpsartikler og videoveiledninger for bestemte aktiviteter. Teams fremmes i interne nyhetsbrev og mestres av DXC-ledere og privilegerte brukere.

I Wilkinsons tilfelle, tok han avgjørelsen om å distribuere Teams på en fredag, kunngjorde dette overfor gruppen sin på en mandag og hadde Teams klar til bruk den påfølgende mandagen.

«Vi kunne ikke ha gjort dette med et annet verktøy», sier Wilkinson. Han er spesielt fornøyd med mobilappen, som han beskriver som «Strålende».

Han ser også frem til å utvide bruken av Teams til eksterne klienter, slik at han kan invitere kunder – som for eksempel den europeiske bilprodusenten – til arbeidsgrupper eller planleggingsøkter i Teams.

Les mer: Vil du også forbedre de ansattes produktivitet og virksomhetens resultater?

Les mer: Slik forbedrer Power-plattformen kontakten med de ansatte

Si din mening

*