Strategisk sparring rundt IT skaper en spennende fremtid for C.C.JENSEN

Den verdenskjente produsenten av oljefiltre styrker sin posisjon som ledende i bransjen ved å skape mer uniforme arbeidsprosesser og fremme det globale samarbeidet med velvalgte IT-løsninger.

«Vi hadde ikke en definert, global salgsprosess. Våre datterselskaper hadde delvis autonome prosesser og systemer. Det gjorde det vanskelig å dele kunnskap på tvers av selskapene,» sier prosjektleder Karina Dall Rasmussen fra C.C.JENSEN.

Dermed gikk store synergier tapt for produksjonsvirksomheten med hovedkontor i Danmark, forteller prosjektlederen.

«Vi er vant til å ha en god oversikt over ordrebøkene og våre historiske salgstall, men avrapporteringen av pipelinen skjedde manuelt i Excel på et månedlig møte. Det var ganske ressurskrevende å danne seg et overblikk over pipelinen på tvers av selskapene, hvilket gjorde at vi gjerne ville gå fra ’local to global’, hvor vi kan se alle våre master-dataer étt sted,» forklarer hun.

Selgerne jobbet også på forskjellige måter, fordi det var snakk om globale kunder og mange forskjellige segmenter, forteller Karina Dall Rasmussen.

«Det gir utfordringer når man gjerne vil skalere forretningen og styre den på tvers. Med så mange forskjellige kulturer og selskaper er det viktig å ha et fellesspråk for salgsprosessen,» sier hun.

Det har C.C.JENSEN nå, takket være det standardiserte salgssystemet Microsoft Dynamics 365 Sales med noen håndplukkede utvidelser på toppen, som tilsammen skaper mer uniforme arbeidsprosesser og fremmer samarbeidet i og utenfor organisasjonen.

Selgerne får bedre oversikt og mer tid med nytt system

Microsoft Dynamics 365 Sales gir den danske produsenten en innsikt i og mulig styring av salgsprosessen, som man ikke hadde før. Nå har virksomheten et ekstra datasett med seg når de treffer strategiske beslutninger om virksomhetens fremtid.

«Systemet skaper en rød tråd fra lead over salg til mersalg og kryssalg. Det forbedrer vår oversikt, hvilket gir den enkelte selgeren og ledelsen muligheten til å prioritere bedre, være mer fokuserte og mer strategiske. I tillegg forkorter det også tiden fra lead til ordre,» sier Karina Dall Rasmussen, som hadde ansvaret hos C.C. JENSEN for implementeringen av løsningen.

Hun har særlig étt godt og praktisk eksempel på en klar forbedring i selgernes arbeidsdag:

«Tidligere brukte selgerne masse ekstra tid, fordi de skulle jobbe fra flere forskjellige programmer og vinduer eller var nødt til å ha tak i en kollega for å få den nødvendige informasjonen. Nå kan selgeren primært jobbe i étt vindu, uten å skulle skifte frem og tilbake. Det kan f eks være direkte i Outlook eller i D365 Sales appen på en mobil enhet, hvor selgeren kan finne all relevant informasjon og data fra Dynamics 365 Sales, og foreta samtaler gjennom Microsoft Teams. Det gjør selgerne mer effektive, og sikrer registreringen av ny potensiell forretning i form av leads on the fly,» sier prosjektlederen.

Det gir produksjonsvirksomheten nye muligheter i markedet, forteller hun.

«Dynamics 365 Sales gir oss muligheten til å skalere opp etter behov. Vi kan visualisere våre data, hvilket optimerer forståelsen og formidlingen. Vi kan også automatisere prosessene omkring oppfølging av en kunde, og knytte flere apper til i etterkant, som gjør at vi blir flinkere til å bruke plattformen og våre data,» sier Karina Dall Rasmussen.

Hun nevner at C.C. JENSEN nettop har gått i gang med å teste neste Dynamics app i rekken, som er Microsoft Dynamics 365 Customer Voice.

Oljefilterprodusenten er så dedikert til å få bedre innsikt i sine data om kundene og salget til dem, at de har kjøpt Power BI i tillegg. Løsningen hjelper med å kombinere, organisere og visualisere data fra både Customer Engagement og finans- og logistikksystemet på nye måter, så C.C.Jensen får større innsikt i den verdensomspennende forretningen.

Utvidelser gir enda flere muligheter

C.C.JENSEN har utvidet deres standardløsning i Dynamics 365 Sales med Power Apps Portal, SharePoint og vitens- & fildelingssystemet DXC Collaborate.

«En del av vår omsetning kommer via tredjepartsselskaper i form av distributører, så vi var nødt til å sikre at vi har den rette IT-infrastrukturen på plass til å samle inn og dele den helt riktige kunnskapen om våre produkter på tvers av hele organisasjonen,» sier Karina Dall Rasmussen.

Samspillet mellom løsningene fremmer det som alt egentlig handler om: støtten til kundene. Nå kan C.C.JENSENs medarbeidere og eksterne samarbeidspartnere lett og enkelt få tilgang til de samme dataene.

«Før hadde vi våre filer til internt bruk på en server og eksternt brukte vi en Knowledge Database. Med DXC Collaborate-løsningen har vi utvalgte filer liggende på våre SharePoint-sites, som så blir delt til samarbeidspartnerne via Power Apps Portal,» sier hun og utdyper:

«Det betyr at filene kun skal vedlikeholdes er étt sted og våre eksterne partnere har tilgang til den nyeste utgaven av filene samtidig som våre medarbeidere. Det sparer oss for misforståelser, sløsing av tid og potensielt i siste ende utilfredse kunder som ikke har mottatt den rette rådgivningen og dokumentasjonen,» forklarer hun.

Strategisk sparring skaper en spennende fremtid

C.C. JENSEN ervervet en del av løsningene på bakgrunn av strategisk sparring med og rådgivning av DXC. Hva ligger bak den beslutningen?

«Vi manglet en ressurs som kjenner CCJ-teamet samt vår forretning, og som ikke er begravd i driftsoppgaver. En løsningsarkitekt med evnen til å heve seg opp i helikopteret, utfordre oss på våre løsninger og optimere prosessene. Det behovet er nå løst med den strategiske sparringen med DXC,» sier Karina Dall Rasmussen.

Partene har et månedlig Architect Solution-møte. Her drøfter representanter fra Salg, Finans og IT sammen med DXC visjonene for virksomhetens fremtid. Emnene kan f eks være om strategien og IT-arkitekturen understøtter hverandre, om business-casen for de enkelte investeringene fortsatt holder, eller om det har kommet nye og bedre løsninger underveis.

«DXC er ærlige. De tørr å si nei til en oppgave hvis det finnes en annen og bedre løsning på en utfordring. Det hjelper oss mye, for vi har masse å gjøre,» sier hun.

Det tette samarbeidet er sammen med den strukturerte tilnærmingen til både visjonære og lavpraktiske drøftelser med på å sørge for at den sørfynske produksjonsvirksomheten holder seg helt i ledelsen av sin bransje.

«Da vi alle var tvunget til å jobbe hjemme, var vi klare til å jobbe fra skyen fra dag 1. Det var ingen nevneverdige forsinkelser i håndteringen av kundehenvendelser eller leveringen av våre varer. Æren for det går til våre strategiske tiltak samt forskjellige teams, som gjennom de siste par årene har evnet å få en velfungerende, moderne og profesjonell IT-infrastruktur på plass,» sier hun og fortsetter:

«Visjon og implementering av systemer gjør det likevel ikke alene, så mye ros til medarbeiderne, som i den grad omfavnet forandringen med økt online samarbeid på tvers. Det har vært en fantastisk reise inntil videre – og vi har bare begynt.» slutter prosjektleder Karina Dall Rasmussen.

Les mer: Gjør dine IT-ambisjoner til virkelighet

Les mer: Få styr på din salgsprosess med Microsoft Dynamics 365 Sales

Si din mening

*