Er kunnskapen og dokumentene spredt overalt hos dere? Slik samler du dem på ett sted ​

Bedre og mer effektiv styring av dokumenter, kontrakter og saker gjør det enklere å dele kunnskap, og det motvirker silotenking i virksomheten din. 

I mange selskaper utnyttes ikke medarbeidernes tid optimalt, fordi tid blir kastet bort på å lage, arkivere, hente og dele informasjon og dokumenter fra flere forskjellige steder. 

Martin Hald Nissen, leder for Dynamics 365 Customer Engagement & Power Platform-områdene hos DXC Technology i Norden, forklarer at det i de fleste organisasjoner ikke er noe problem å opprette og arkivere dokumenter og kunnskap, men utfordringen oppstår når man skal finne igjen og dele dokumenter og informasjon. Det kompliserer kunnskapsdeling og overføring av informasjon og kan ofte føre til silotenkning, der den ene hånden ikke vet hva den andre gjør, slik Martin Hald Nissen forklarer. 

Han bruker leveringskataloger eller kontrakter som et eksempel på dokumenttyper som brukes på tvers av avdelinger. Det kan for eksempel være i salgs-, produksjons- eller leveringsavdelingen, der det er stor verdi i effektiv og stringent dokumentstyring, der det bare finne én versjon av sannheten, slik at ingen i tvil om hvilken dokumentversjon som er den siste. 

Samarbeid og kunnskapsdeling på tvers 

For å løse dette problemet har DXC Technology utviklet verktøyet DXC Collaborate, som Martin Hald Nissen beskriver som et effektivt, skybasert dokument- og saksbehandlingssystem der formålet først og fremst er å finne den beste måten for hvordan din virksomhet kan samarbeide om dokumenter og kunnskap. på tvers av avdelinger og funksjoner. 

«Når vi implementerer DXC Collaborate hos en kunde, er et viktig trinn konverteringen fra den eksisterende filstrukturen til en metadatastruktur. Her blir filene merket med metadata, slik at de medarbeiderne som har fått tilgang enkelt kan søke etter dokumenter basert på metatagger som er definert i fellesskap for hele selskapet og ikke bare gir mening for den enkelte avdelingen», forklarer Martin Hald Nissen. 

Han beskriver DXC Collaborate som limet som kan binde applikasjonene i Dynamics 365-økosystemet sammen ved å sikre effektiv deling av og tilgang til filer og dokumenter på tvers av prosesser og applikasjoner. 

Lett å tilpasse 

DXC Collaborate er basert på Power Platform, noe som betyr at systemet er bygget på en modell som raskt kan tilpasses.  

«Hvis kontrakter må godkjennes på en ny måte, kan vi eller kunden selv raskt bygge en ny Power Automate-flow for å gjøre det på den nye måten i stedet for å måtte programmere en kompleks arbeidsflyt», sier Martin Hald Nissen. 

I følge Martin Hald Nissen er denne muligheten til å utvide og utvikle dokument- og saksbehandlingssystemet hurtig etter hvert som behovet oppstår, verdifullt i en rekke bransjer, men spesielt for virksomheter i farmasøytisk industri eller for prosjektorienterte produksjonsbedrifter. 

«Med DXC Collaborate kan du oppnå samme verdi ved å utnytte funksjonene og integrasjonene som allerede finnes i Microsoft 365, uten å investere i et dedikert, komplekst og kostbart dokument- og saksbehandlingssystem», sier Martin Hald Nissen. 

Han legger til:  

«Ved å ta i bruk DXC Collaborate for å utnytte mulighetene som allerede finnes i Microsoft 365, vil mange selskaper se at de kan oppnå et nivå av Compliance, Governance og Risk Management som hittil har bare har vært tilgjengelig for mye større selskaper.» 

Dersom man har blitt nysgjerrig på hvordan man som virksomhet oppnår bedre kunnskap- og dokumentdeling, oppfordrer Martin Hald Nissen til å droppe Best-in-classtankegangen, der man velger verktøyene som isolert sett er best for en gitt oppgave. I stedet ser han at virksomheter får langt større verdi ved å se på forretningsapplikasjonene sine som et økosystem og fokusere på eksisterende integrasjoner og muligheter for hurtig tilpasning av eksisterende teknologi i Power Platform.  

Ofte kan man få dekket de fleste behovene uten å introdusere en ny tredjepartsløsning. Da gjør man også seg selv en tjeneste når det gjelder fremtidige endringer. I en tid der endring og hurtige tilpasninger er et strategisk fokus for IT, er dette veien å gå fremfor for å søke den beste løsningen akkurat her og nå. 

Les mer: Maksimer verdien av dokumentene med DXC Collaborate 

Les mer:   7 tips til å velge det rette filhåndteringssystemet  

Si din mening

*