Robotar: Ziton fördubblade arbetsförmågan med mjukvaruroboten

Robotar är på väg in på ekonomiavdelningarna. Mjukvaruroboten hanterar repetitiva manuella processer, så att ekonomiavdelningen kan fokusera på värdeskapande uppgifter.

Under 2017 började Ziton titta på möjligheterna att använda robotar som hjälp på ekonomiavdelningen och i övrig administration. Det har gett medarbetarna mer spännande uppgifter och minskad press.

– Om vi skulle arbeta på det gamla sättet skulle vi ha varit dubbelt så många anställda på ekonomiavdelningen, säger Jens Michael Haurum, ekonomichef på Ziton.

Ziton tillhandahåller drift- och underhållstjänster till havsbaserade vindkraftparker. Det danska företaget har nästan hundra anställda och en försäljning på nästan 320 miljoner kronor under 2017.

Standardlösning eller mjukvarurobot

För några år sedan uppgraderade företaget sitt ERP-system till Microsoft Dynamics NAV, samtidigt som man installerade flera tilläggsmoduler från DXC för att automatisera tidigare manuella processer.

Dessutom har Ziton implementerat en mjukvarurobot som automatiserar andra och mer komplexa processer.

– När man ska automatisera sina processer kan man antingen välja standardlösningar som följer med ERP-systemet eller implementera en mjukvarurobot. Vad som är det rätta valet beror bland annat på hur komplexa processerna är och hur mycket flexibilitet man vill ha, fortsätter Haurum.

Sju goda skäl till att satsa mer på digitalisering

Elektroniska fingrar

Idag använder Ziton robotar, som ofta kallas elektroniska fingrar eller RPA för Robotic Process Automation, för att överföra information mellan inköpssystemet och ERP-systemet.

Tidigare brukade sex inköpare lägga cirka 10 procent av arbetstiden på att sitta och klippa och klistra in information mellan de två affärssystemen. Sådant manuellt arbete uppstår när systemen inte är integrerade och är mycket vanligt i de flesta företag, oavsett storlek.

– Nu kan våra inköpare istället använda sin arbetstid på mer värdeskapande uppgifter, såsom att förhandla bättre priser, säger Haurum.

Mjukvaruroboten hittar själv godkända och bokförda fakturor i ERP-systemet och kopierar sedan information från ERP-systemet, registrerar och stänger orderna i inköpssystemet.

Analys snarare än transaktioner

För Ziton har effekten av automatisering och robotar ökat kvaliteten, minskat kostnaderna och bidragit till att avdelningen arbetar mer analytiskt och framåtblickande än tidigare.

– Om vi inte gjort de saker som DXC har bidragit med under de senaste två åren – automatiserat våra manuella processer – hade vi varit dubbelt så många som vi är idag. Samtidigt har ekonomiavdelningen blivit mer framåtblickande och analytisk, säger Haurum.

Han förklarar vad han menar med framåtblickande och analytisk:

– Det kan handla om att använda data för att titta på prisutveckling av råvaror i produktionen, säsongsvariationer relaterade till produktionskapacitet, vem är vår största leverantör, så att vi kan förhandla fram bättre priser och så vidare. Ofta saknas tid för att fokusera på detta.

DXC tar ansvar för din digitala framgång

Teknik och förändringsledning

Haurum betonar att införandet av robotar inte bara handlar om teknik, utan också mycket om förändringsledning. CFO:n säger att de organisatoriska förändringarna har blivit väl mottagna och har lett alla att göra mycket mer spännande arbetsuppgifter idag.

– Man måste understödja individens utveckling så att alla kan vidareutveckla och utveckla sin kunskapsnivå, så att de kan utföra de nya uppgifterna. Man måste ha en plan för hur var och en ska utvecklas, rekommenderar Haurum.

Han berättar att Ziton började undersöka användningen av robotar för några år sedan.

– Mjukvarubotar har funnits i många år och under de senaste åren har de utvecklats mycket och blivit betydligt bättre. Nu identifierar vi kontinuerligt nya processer där det kan vara en fördel att implementera robotarna, säger Haurum.

Haurum rekommenderar alla företag som har manuella, repetitiva processer, och som använder stora resurser, att överväga att implementera robotar.

Guide: Digitalisering utan buzzwords – Ta del av 5 goda råd och 10 konkreta case

Kickstarta din digitala transformation

Säg din mening

*