Svämmar företaget över av oanvändbar IT? Så här löser du problemet

Alldeles för många företag motarbetas av IT-system som inte fungerar ihop. Vill du bedriva en effektiv verksamhet blir det omöjligt. Här hittar du lösningen på problemet.

IT-systemen är till för att hjälpa företagen, men i många fall gör de det motsatta. Detta sker bland annat när systemen inte alls fungerar ihop, medan andra kan vara alldeles för komplicerade.

Oavsett vad som ligger bakom är det ett problem, för arbetet blir besvärligare än nödvändigt och motverkar önskemålet om att bedriva en smidig verksamhet.

Detta framgår även av en ganska ny undersökning. I den svarade 76 procent av de tillfrågade IT-cheferna att de är bekymrade över att IT blir allt mer komplicerad.

Men vad kan företagen göra för att förenkla sin IT-struktur och göra den mer lätthanterlig? Och i vilken ordning ska man göra det? Det får du svar på här.

Välj användarvänliga IT-system

Att välja användarvänliga IT-system innebär inte att systemet nödvändigtvis blir mindre komplicerat. Utvecklaren har bara gjort det enklare för användaren när det gäller de allra mest nödvändiga funktionerna. Allt annat ligger dolt i det bakomliggande systemet.

Detta förenklar arbetsrutinerna avsevärt för användaren, till exempel för att man kan utföra vanliga arbetsuppgifter från en enda skärmbild. Detta är särskilt praktiskt om du ägnar hela dagen åt att lägga in och bearbeta order. Du behöver nämligen inte hoppa runt mellan flera olika system för att slutföra processen.

Ett bra exempel är Microsoft Outlook. Användaren behöver aldrig lämna Outlooks huvudskärm eftersom alla tänkbara och användbara upplysningar redan finns där. När användaren har enkel tillgång till all information som han eller hon behöver för att sammanställa och skicka bästa möjliga anbud till varje enskild kund blir arbetsprocessen riktigt smidig.

Microsofts lösningar är rent generellt bra att snegla på eftersom de både är användarvänliga och ger enkel åtkomst till data från alla program, lösningar och system som ingår i Dynamics 365-plattformen.

Använd integrerade molnbaserade lösningar med en gemensam databas

Ett av de viktigaste skälen till att IT-lösningarna blir så komplicerade i företaget är att man har flera olika system som hanterar var sin aktivitet, och där data fastnar i dem på grund av att de inte kan kommunicera med varandra.

Nu har det kommit en smart och enkel lösning på problemet. Microsoft har nämligen utvecklat den molnbaserade IT-plattformen Dynamics 365. Plattformen omfattar en rad program som förenklar arbetsprocesserna för bland annat försäljning, marknadsföring, finans och kundservice.

Det smarta med molnbaserade program är att de hänger ihop så att alla data lagras i en och samma databas. En gemensam databas gör det mycket enklare att dela data mellan olika avdelningar, personer och roller i företaget. Det gör att den guldgruva som gömmer sig i era data blir tillgänglig för företagets alla avdelningar. En extra bonus med de molnbaserade programmen är att du slipper förlora data.

Dynamics 365-plattformen gör också IT-systemen mindre komplicerade eftersom företagets dagliga arbetsrutiner är samlade i en enda IT-plattform som alltid är uppdaterad och tillgänglig. Därmed reducerar du antalet system avsevärt.

Se videon: Verdo lyckades skapa en enhetlig pipeline med Microsoft Dynamics 365

Outsourcing och molnet är också värda att överväga

Ett komplicerat IT-landskap handlar inte nödvändigtvis om att ha alldeles för många system i företaget. Det kan mycket väl handla om att det blir alldeles för överväldigande och stressigt att se till att de dagliga arbetsrutinerna fungerar – hela tiden.

Nickar du igenkännande åt det här problemet kan det mycket väl vara så att ni skulle kunna vinna på att lägga ut IT på entreprenad. Det kan till exempel handla om:

• den dagliga driften av IT-system och infrastruktur
• IT-support för medarbetare och superanvändare
• testning och optimering av IT-plattformen vid nya uppdateringar.

En stor fördel med outsourcing är att man undviker det komplexa eftersom det blir andra som får ta itu med saken. Det ger företagets IT-avdelning tid att fokusera på innovation och framtida strategiska initiativ. Det gör ditt företag bättre förberett för förändringar.

En annan möjlighet att få mer tid och mindre stress är att flytta IT-plattformar och IT-processer upp i molnet. Fördelarna är märkbara:

• slipp köpa och underhålla egen maskinvara (servrar)
• data är alltid tillgängliga och uppdaterade
• du får de senaste funktionerna i samma stund som de publiceras
• bättre överblick över kostnaderna
• enklare att skala upp och ned allt eftersom företagets behov förändras

Det finns alltså mängder av möjligheter att undvika fallgroparna. Användarvänliga och molnbaserade IT-system med en gemensam databas är ett utmärkt recept för ett enklare och smidigare IT-landskap. Vad väljer du?

Läs mer: Handplocka det bästa från Dynamics 365-plattformen här

Ladda ned guiden: Bra tips om outsourcing

Säg din mening

*