Gartner: Digital Workplace-initiativ misslyckas

Resultaten från Gartners undersökning om digital workplace är nedslående, men här ger analysinstitutet dig råd om hur du kan komma igång ordentligt med ditt projekt.

Digital workplace tar allt större plats på företagen. Och det finns det goda skäl till. Fördelarna med att digitalisera en arbetsplats är uppenbara. Medarbetarna blir mer effektiva, mer nöjda och mer positivt inställda till förändringar, samtidigt som kunderna i högre grad hamnar i centrum.

Men företag som vill dra igång ett digital workplace-initiativ bör ta det varsamt, visar en ny undersökning som Gartner har genomfört.

Bara en fjärdedel av medelstora och stora företag kommer under åren fram till 2021 att lyckas med att införa nya arbetssätt via digital workplace.

Digital workplace handlar om mycket mer än IT

Ordet ”digital” indikerar tydligt att detta har med IT-teknik att göra, men under ytan gömmer sig mycket mer än så.

– Digital workplace-initiativ kan inte enbart behandlas som en IT-relaterad arbetsuppgift, säger Carol Rozwell, research vice president hos Gartner.

Huruvida ett digital workplace-projekt blir lyckat eller inte beror nämligen till stor del på företagets förmåga att förändra kulturen.

– När initiativ genomförs i form av en serie utrullningar av teknik får man inte med sig alla medarbetare i processen. Därmed uppstår en risk för att man inte lyckas ändra på företagskulturen redan från start, och då blir det omöjligt att lyckas med digital workplace, slår Carol Rozwell fast.

I de nya arbetssätten ingår distribuerat beslutsfattande. Det är en process där flera medarbetare är inblandade i att fatta ett beslut kring ett problem som är för komplext för en enskild medarbetare att lösa.

Andra nya arbetssätt inom digital workplace är virtuellt och fjärrstyrt arbete men även fysiska arbetsområden som stöpts i ny form.

Så här kommer du igång med digital workplace på ett bra sätt

Det finns dock hopp framöver för de företag som vill skapa en digital workplace. Bland annat måste ledningen byta stil, menar Carol Rozwell:

– Digital workplace-chefer måste erkänna att de behöver släppa den tidigare ledningsstilen där man ser medarbetarna som motvilliga mot förändring. Man måste engagera och samarbeta med dem för att hitta vägen framåt, säger hon.

Hon uppmanar också ledarna att sätta ihop ett kunnigt team bestående av medarbetare med olika slags kompetens som får hjälpa till att utarbeta en strategi för de nya arbetssätten. Ett sådant team kan till exempel bestå av medarbetare från IT, facility management, HR och andra intressenter i företaget.

Tillsammans ska de fundera över hur ny teknik, nya processer och nya arbetssätt kan förbättra medarbetarnas arbetsdagar, så att de kan utföra arbetet på ett mer effektivt sätt.

Carol Rozwell vill dock gärna understryka att framgångsrika digital workplace-initiativ inte handlar särskilt mycket om teknik.

I stället handlar det om att förstå vad som påverkar medarbetarnas arbetsupplevelse, så att man kan införa nödvändiga förändringar i arbetsmiljön – oavsett om det sker via teknik eller till exempel förändringar av de fysiska förhållandena på arbetsplatsen. En förbättrad arbetsupplevelse har också den positiva biverkningen att det bidrar till ett större engagemang hos medarbetarna.

Här spelar avdelningschefen en stor roll när det gäller att fundera ut nya arbetssätt:

– Det är den personen som identifierar de önskade verksamhetsmässiga målen, utvecklar affärscaset och bestämmer hur man mäter om projektet är framgångsrikt eller inte. Utan engagerade avdelningschefer blir det omöjligt att lyckas med så pass stora förändringar, avslutar Carol Rozwell.

Läs mer: Modern workplace: Har du rätt kompetens?

Läs mer: Bygga upp digital kompetens utanför tekniksfären

Säg din mening

*