Vad ska automatiseras? Använd ett verktyg för processidentifiering

En av utmaningarna med RPA är att företagsledare inte vet vilka processer de ska börja att automatiseras. Det är här som ett analysverktyg för processer kan vara till hjälp.

En av utmaningarna hos de som började tidigt med robotstyrd processautomatisering (RPA) är att företagsledare inte vet vilka processer de ska börja att automatisera för att skapa så mycket värde som möjligt.

Det är också vanligt att de efter driftsättning av RPA drabbas av nedgång eftersom de är osäkra på vilka processer som ska automatiseras härnäst för att göra arbetsbelastningen för den digitala arbetsstyrkan komplett och lönsam.

Dessutom kan de resurser och de undersökningar som krävs för att identifiera beredskapen för automatisering och sedan gradera varje möjlig process skapa hinder för långsiktig RPA-skalbarhet och framgång.

För att lösa problemet deltar en del företag i en kartläggning av processerna där man ser stegen i processen men utelämnar expertisen på området.

Andra organisationer använder en processkartläggningslösning som identifierar personalens grundläggande kunskaper men inte de särskilda tekniska stegen för varje system som ingår i processen.

Båda lösningarna innebär att företagsledarna är ovetande om vilka processer som är redo att automatiseras och vad som skulle ge bäst avkastning för företaget.

Det är här som ett analysverktyg för processer kan vara till hjälp. Med ett effektivt verktyg är det lättare att fastställa vilken process som ska automatiseras.

Dessutom minskar förberedelsetiden för en RPA-driftsättning från veckor till timmar. Ett processidentifieringsverktyg bedömer, identifierar och prioriterar processer med avseende på automatiseringsberedskap och -enkelhet, samt potentiellt affärsvärde.

Ett processidentifieringsverktyg kan påskynda dessa tre steg på din RPA-resa.

1. Uppmuntra till engagemang i organisationen

Med ett personalfokus ökar möjligheterna till automatisering, utan att det blir tidskrävande. Med ett processidentifieringsverktyg kan du till exempel skapa en bedömning med utgångspunkt i ett frågeformulär för ett 15–20 minuters samtal mellan en processanalytiker och företaget. Den här riktade bedömningen ger ett tydligt svar på om man ska lägga mer tid på att analysera processen, vilket gör att man undviker långa möten med flera olika aktörer.

2. Skapa öppna, konsekventa och objektiva bedömningskriterier

Först och främst kan verktyget identifiera varje process för att bedöma hur redo den är att automatiseras och dela in den i någon av de fyra kvadranterna:

  • Redo – en väldokumenterad process som till största delen är digitalt baserad och där samma applikationer hela tiden används
  • Renodla – en nästan helt digitalt baserad process där flera applikationer används men som saknar definition
  • Inkubera – en väldokumenterad process som främst är analog med låg kapacitet
  • Senarelägga – en odefinierad process som främst är analog. Ny utvärdering efter automatisering av flera andra processer.

Sedan kan verktyget tillskriva kvalifikationen den relativa vinstmöjligheten, baserad på antalet timmar som verksamheten tjänar in, och jämföra med alla övriga processer som har bedömts. Om användarna anger relevanta data kan verktyget till och med omvandla timmarna till ett pengavärde.

3. Skapa ett utkast av din automatisering

Resultaten utgör grunden för en enkel automatisering som ger ett bra värde, med vägledning för att lägga till automatisering samt RPA-skalning. Den här handlingsplanen hjälper RPA-experter att få det erkännande och förtroende som krävs från interna aktörer för att de ska kunna genomföra en perfekt digital omställning och automatisering, och samtidigt undvika att hamna i nedgång efter driftsättningen.

Ett lättanvänt analysverktyg upprätthåller en tydlig vision för din automatisering och bidrar till att främja en stabil RPA-tillväxt.

Läs också: Digitala pionjärer: Dansand stärkte sin ställning med hjälp av automatisering

Läs också: Gyllene samarbete: medarbetare + smarta maskiner

Säg din mening

*