ERP-system gav världsledande tillverkare stabilitet att växa

Dairy Goat Co-operatives globala framgångar hotades av komplicerad rapportering, krångliga prognoser och ett ömtåligt beroende av en enda utvecklare för ett avgörande system. Ett Dynamics ERP-system räddade företaget och stärkte dess ställning.

Dairy Goat Co-operative Ltd (DGC), världens ledande tillverkare av näringspulver av getmjölk, utvecklade världens första modermjölksersättning baserad på getmjölk i slutet av 1980-talet. Företaget byggde också världens första fabrik som är särskilt utformad för att tillverka näringsprodukter av getmjölk.

DGC stärker sin ledande ställning genom ett ständigt fokus på kvalitetskontroll. Från arbetsmetoder på gårdarna till produkttillverkning och förpackning genomgår alla processer olika riskhanteringsprogram som granskas av New Zealand Food Safety Authority.

Fram till nyligen bedrev DGC sin verksamhet med en rad olika äldre system. Det viktigaste var FileMaker Pro, som bland annat användes för produktklassificering.

En lokal utvecklare anpassade FileMaker Pro enligt DGC:s krav, utan någon som helst stöddokumentation eller kunskapsöverföring.

Även om systemet var relativt stabilt blev de överhängande riskerna med att företaget var helt beroende av en enda person extra tydlig när utvecklaren reste utomlands för en konferens.

Keith Arnold, IT-ansvarig för DGC, förklarar:

“För cirka tre år sedan, när vi omsatte mer än 50 miljoner USD, stod vi inför ett val. Vi var oroliga för hur det skulle gå om något hände med vår utvecklare, när det plötsligt uppstod ett problem. En nyanställd råkade radera hela databasen. Utvecklaren var i Houston och vi hade ingen lokal support. Lyckligtvis kunde vi ringa honom så att han kunde logga in och återställa en säkerhetskopia åt oss. Vi var dock definitivt sårbara, och den här incidenten underströk verkligen riskerna.”

Dessutom var företaget beroende av en del mycket långa och komplicerade kalkylblad för rapportering och planering.

Vägen framåt

Bristen på integration mellan systemen innebar en rad problem för DGC.

Låga lagernivåer, bristande noggrannhet i kostnadsberäkningarna och problem med att ta fram ledningsrapporter gjorde att företaget kände sig tvingade att införa en stabil och funktionell lösning för att kunna fortsätta växa.

“Vår situation innebar att försäljningen sköttes i en av databaserna, den ekonomiska rapporteringen i Exonet-databasen och planeringen för båda i ett kalkylblad”, säger Arnold.

“Det fanns inga direkta kopplingar för vad som teoretiskt sett var samma transaktion, och i praktiken fick vi knappa in samma information två gånger.”

“Vi kunde se att företagets planerade tillväxt skulle innebära en stor belastning för de kalkylbladsbaserade systemen på planerings- och inköpssidan, så det var definitivt dags att övergå till en helt integrerad lösning.”

Lösning

DGC utvärderade proaktivt flera ERP/MRP-alternativ (Enterprise Resource Planning/Manufacturing Resource Planning), inklusive ett som företaget redan var mycket bekant med och ursprungligen ansåg skulle vara den perfekta lösningen.

Det slutliga beslutet avgjordes dock av lösningens hållbarhet, stabilitet och flexibilitet att anpassas till den aktuella verksamheten, tillsammans med stark lokal support. Valet föll på Microsoft Dynamics AX – tillsammans med DXC Technology, Microsoft New Zealands ledande Dynamics AX-implementeringspartner.

Renzo Vettori, vd för företagsavdelningen, säger om valet:

“Jag anser att Microsoft har starka rapportfunktioner, särskilt på ekonomisidan. Dessutom finns en långsiktig vägkarta och Dynamics AX var helt klart bäst på användarvänlighet.”

“Vi såg att DXC Technology passade bra och hade löpande support, och kände att om företaget gör fler installationer än någon annan måste de vara bra på support.”

Resultat och fördelar

Den befintliga produktklassificeringsfunktionen användes som modell för den nya Dynamics AX-modulen. Arnold blev nöjd med resultaten:

“Genom den nya modul som DXC Technology skapade i Dynamics AX har vi löst problemen med stabilitet, och jag känner mig tryggare när vårt klassificeringssystem hanteras i samma databas. På lång sikt tror jag att Dynamics AX faktiskt kan skydda oss bättre.”

Dynamics AX-klassificeringslösningen som DXC Technology utvecklat ger förbättrade prestanda, främst tack vare integrationen med Dynamics AX system för lager- och karantänhanteringssystem.

Produkterna sätts i karantän direkt från produktionslinjen tills klassificeringen är färdig. Detta möjliggör “snabba leveranser”, där produkterna kan släppas tidigt innan de slutklassificerats så att leveranskedjans behov kan uppfyllas.

När den slutliga klassificeringen är färdig klassificeras de produkter som släppts i förtid och spåras genom lager- och produktionsprocesserna i Dynamics AX.

Det nya klassificeringssystemet har gjorts om för att uppfylla kraven i olika verksamhetsområden, till exempel konserveringsprocessen, där kvalitetsproverna bygger på tid snarare än prover från olika partier.

Utvecklingen av funktioner för att generera exportdokument inom Dynamics AX har också blivit väl mottagen. Dokumentationen är enkel, tydlig och konsekvent, vilket ger både kvalitativ information och ett professionellt intryck.

“Nu har vi ett dokumentationspaket som DXC Technology utvecklat och som är alldeles lysande”, säger Arnold.

Planerar för framgång

Planering har alltid varit problematiskt för DGC, eftersom företaget hanterar färsk mjölkråvara med säsongsbundna toppar.

Topparna måste jämnas ut för att täcka 12 månaders leveranser. Därför är bra prognoser avgörande, särskilt med tanke på att DGC:s egna kunder inte alltid själva är så duktiga på prognoser.

Dynamics AX förser företaget med förbättrade verktyg som hjälper dem att på ett effektivt sätt hantera prognoser och jämna ut topparna.

För Arnold är tillskottet av planering i lagersystemet en av höjdpunkterna i Dynamics AX-lösningen.

“Tidigare skedde mycket dubbel inmatning, både bakåt och framåt, när databasinformationen skulle matas in i kalkylbladet för att hjälpa till med planeringen. Det fanns alltid frågor kring om lagersiffrorna var korrekta. Med Dynamics AX slipper vi det problemet.”

För Vettori är Dynamics AX en del av DGC:s framtid:

“Vi har blickat framåt mot vår nya konserveringsanläggning och vårt delägarskap i Dairy Blenders, och våra befintliga resurser var inte sofistikerade nog för att hjälpa oss framåt. Vår plan är att inkludera dem i Dynamics AX-systemet längre fram och få full transparens i hela verksamheten. Dynamics AX kan, och kommer att, hjälpa oss uppnå detta.”

Arnold känner sig mer än bekväm med samarbetet mellan DGC och Dynamics AX, och avslutar belåtet:

“Jag tror att systemets funktioner kan hjälpa oss under mycket lång tid framöver.”

Läs mer: Branschspecifik ERP-lösning säkerställer både kvalitet och lönsamhet för ert företag 

Läs mer: Så här producerar du hållbara livsmedel från början till slut

Säg din mening

*