DXC skapar en flexibel arbetsmiljö för 60 000 anställda med Microsoft Teams

Microsoft Teams har förbättrat de anställdas produktivitet och affärsresultat hos DXC Technology. Det har också skapat en mer flexibel och global arbetsmiljö i realtid.

När DXC Technologys solutioning and onboarding director för Sydeuropa, Richard Wilkinson, lade fram ett förslag för en stor europeisk biltillverkare använde han sig av ett virtuellt team av experter från Japan, Spanien, Frankrike, Tyskland och USA som alla arbetade på ett enhetligt, flexibelt och samarbetsvilligt sätt i Microsoft Teams för att hjälpa till att vinna affären.

Teams är så pass integrerat i hur Wilkinsons utspridda avdelning för 250 anställda fungerar, att det vid ett och samma tillfälle kan finnas så många som 200 ad hoc-grupper som använder verktyget för att kommunicera med potentiella kunder och utveckla tekniska lösningar. Innan de började använda Teams var anställda tvungna att bläddra fram och tillbaka mellan Skype, Excel, SharePoint, Microsoft Project och långa e-posttrådar på bekostnad av effektiviteten i samarbetet.

Teams sammanställer alla dessa kommunikations- och samarbetsverktyg till en sömlös och integrerad plattform som ”har gjort det möjligt för oss att organisera arbete i en virtuell miljö” enligt Wilkinson. Han beskriver Teams som ett ”revolutionerande verktyg”.

I Teams kan alla anställda arbeta på ett enda dokument samtidigt och dela framstegen i realtid. Ingen arbetar ensam eftersom den alltid närvarande chattfunktionen gör det möjligt för alla att se vad som har hänt tidigare.

”Teams har varit en katalysator för ett nytt sätt att arbeta”, säger Wilkinson.

Sedan DXC började erbjuda Teams till andra grupper i företaget har mer än 60 000 anställda loggat in vilket gör DXC till en av de 15 största Teams-implementeringarna i världen. Och detta är bara början. DXC strävar efter att få upp det antalet till 100 000 anställda under 2020.

Varför Microsoft Teams?

Sedan DXC bildades vid sammanslagningen under 2017 mellan Computer Sciences Corporation (CSC) och Hewlett Packard Enterprise (HPE) har försök gjorts att konsolidera system och modernisera användarupplevelsen för DXC:s 130 000 anställda.

Eftersom DXC redan befann sig på plattformen Microsoft Enterprise 365 skapade aktiveringen av Teams möjligheter för företaget att integrera produktivitetsverktyg som redan var implementerade och bekanta för de anställda, säger Jorge Pimentel, Collaboration Services Portfolio leader för IT-chefen.

”En av de stora drivkrafterna bakom valet av Teams är den djupgående integrationen med tjänster vi redan använder varje dag såsom SharePoint, Calendar och OneDrive”, säger Pimentel.

”Det innebär att vi inte behövde omarbeta eller migrera befintligt innehåll. Nu använder vi allt via Teams. Teams erbjuder även en flexibel modell för att skala och anpassas för varje grupp vilket möter deras verksamhetsbehov. Allt detta innebär att vi har en solid grund som är kopplad till Office 365-tjänster som redan innehåller våra data.”

Dessutom erbjuder Teams avancerade säkerhets- och efterlevnadsfunktioner. Åtkomst kontrolleras av multifaktorautentisering och alla data, oavsett om de är i vila eller förflyttas, är krypterade. Teams använder sig av Office 365-grupper för att hantera åtkomstbehörigheter till innehållet i varje grupp.

Teams tillhandahåller ett antal stegvisa förbättringar på hur våra anställda arbetar. Alla dessa ökar tillfredsställelsen, förbättrar produktivitet och är en betydande fördel för verksamheten.

Här följer några exempel på hur Teams gör skillnad:

  • Teams eliminerar tidskrävande och ineffektiva ”sammanhangsväxlingar” som uppstår när anställda behöver byta fram och tillbaka mellan webbläsare, chatt och produktivitetsappar. Teams optimerar även dokumentredigering och -delning samt att man gör sig av med behovet av att konsolidera flera olika filversioner.
  • E-post var aldrig avsett att vara ett samarbetsverktyg. Med Teams reducerar våra anställda sitt beroende av e-post för att dela dokument och skicka bilagor. De samarbetar på ett friare, mer organiserat och säkrare sätt.
  • Personalmöten är mer organiserade och effektivare eftersom alla dokument och filer konsolideras på ett enda ställe. En gruppsession i Teams kan integrera en mängd olika samarbetslägen inklusive dokumentdelning i realtid, videokonferenser och chatt.
  • Projekthantering förbättras eftersom Teams skapar en gemensam arbetsplats där medlemmar i projektgruppen kan dela dokument, handlingsplaner, milstolpar och kalendrar etc.
  • Behörighetshanteringen är automatiserad och säker vilket innebär att grupper enkelt kan skapas och sedan tas bort när projektet har slutförts.

En långsam implementering som börjar ta fart

Istället för att börja stort eller införa ett obligatoriskt systemet för anställda bestämde DXC sig för att använda en lågmäld och långsam implementering där anställda informerades om tillgängligheten av Teams och sedan fick möjlighet att använda det eller inte.

Den långsamma implementeringen skapades för att göra det möjligt för IT-team att få in feedback från tidiga användare och samla fallstudier för att driva ytterligare antagning mot målet på 100 000 användare.

”Vi har fått mycket positiv feedback”, säger Debbie Ermiger, verkställande direktör för IT-tjänster för slutanvändare.

Ermiger konstaterar även att mer än hälften av DXC:s anställda vid något tillfälle kan arbeta på distans – antingen hos en kund, på hotell eller annan avlägsen plats. Därför är det viktigt att förse de anställda med en plattform som gör det möjligt för olika teams spridda över olika tidszoner att arbeta tillsammans mot ett verksamhetsmål.

Pimentel erkänner att det finns en inlärningskurva associerad med Teams vilket händer med alla större systemförändringar. För att uppmuntra anpassningen har hans kontor sammanställt en mängd olika artiklar med självhjälp och videoguider för specifika aktiviteter. Teams marknadsförs i interna nyhetsbrev och förfäktas av DXC-chefer och avancerade användare.

Wilkinson fattade beslutet att distribuera Teams på en fredag, han meddelade sin grupp på en måndag och hade Teams igång följande måndag.

”Det finns inte på kartan att vi kunde ha gjort det med ett annat verktyg”, säger Wilkinson. Han är särskilt nöjd med den mobila appen som han beskriver som ”lysande”.

Han ser också fram emot att utvidga användningen av Teams till externa kunder för att kunna bjuda in dem – till exempel den europeiska biltillverkaren – till workshops eller planera sessioner i Teams.

Läs även: Vill du också förbättra anställdas produktivitet och affärsresultat?

Läs även: Så förbättrar Power Platform kontakten med anställda

Säg din mening

*