Strategisk sparring kring IT skapar en spännande framtid för C.C. JENSEN

Den världskända tillverkaren av oljefilter stärker sin position som branschledare genom att harmonisera arbetsprocesserna och främja det globala samarbetet med väl valda IT-lösningar.

”Vi hade inte någon definierad global säljprocess. Våra dotterbolag hade delvis autonoma processer och system. Det gjorde det svårt att dela kunskap mellan företagen”, säger projektledaren Karina Dall Rasmussen från C.C. JENSEN.

Därmed gick stora synergieffekter förlorade för tillverkningsföretaget med huvudkontor i Danmark, berättar projektledaren.

”Vi är vana vid att ha god överblick över orderingången och våra historiska försäljningssiffror, men rapporteringen från vår pipeline skedde manuellt i Excel vid ett månadsmöte. Det var ganska resurskrävande att skapa en överblick över vår pipeline mellan företagen, vilket gjorde att vi gärna ville gå från ’local’ till ’global’ och se alla våra masterdata på samma plats”, förklarar hon.

Säljarna arbetade också på olika sätt eftersom det handlar om globala kunder och många olika segment, berättar Karina Dall Rasmussen.

”Detta innebär utmaningar när det gäller att skala upp verksamheten och styra de olika företagen. Med så många olika kulturer och företag är det viktigt att ha ett gemensamt språk för försäljningsprocessen”, menar hon.

Detta har C.C. JENSEN nu tack vare det standardiserade försäljningssystemet Microsoft Dynamics 365 Sales, tillsammans med några handplockade tillägg. Dessa harmoniserar arbetsprocesserna och främjar samarbetet både inom och utanför organisationen.

Säljarna får bättre överblick och mer tid med det nya systemet

Microsoft Dynamics 365 Sales ger den danska tillverkaren insikter i försäljningsprocessen och möjligheter att styra den som företaget saknade tidigare. Nu har företaget tillgång till en extra uppsättning data när strategiska beslut ska fattas kring företagets framtid.

”Systemet skapar en röd tråd från lead via försäljning till merförsäljning och korsförsäljning. Detta förbättrar vår överblick, vilket ger den enskilda säljaren och ledningen möjlighet att prioritera bättre samt vara mer fokuserade och strategiska. Dessutom förkortar det tiden från lead till beställning”, berättar Karina Dall Rasmussen, som var ansvarig hos C.C. JENSEN för att implementera lösningen.

Hon lyfter fram ett bra och praktiskt exempel på en tydlig förbättring av säljarnas arbete:

”Tidigare slösade säljarna massor av tid eftersom de var tvungna att arbeta med flera olika program eller fönster, eller så måste de få tag på en kollega för att skaffa nödvändig information. Nu kan säljaren huvudsakligen arbeta i ett fönster utan att behöva växla fram och tillbaka. Det kan t.ex. vara direkt i Outlook eller i D365 Sales-appen på en mobil enhet, där säljaren kan hitta all relevant information och data från Dynamics 365 Sales och genomföra samtal via Microsoft Teams. Detta gör säljarna mer effektiva och säkerställer registrering av nya möjliga affärer i form av leads on the fly”, säger projektledaren.

Detta ger tillverkningsföretaget nya möjligheter på marknaden, berättar hon.

”Dynamics 365 Sales ger oss möjlighet att skala upp efter behov. Vi kan visualisera våra data, vilket optimerar förståelsen och kunskapsförmedlingen. Vi kan också automatisera processerna för uppföljning av en kund och ansluta flera appar efter hand som vi blir duktigare på att använda plattformen och våra data, säger Karina Dall Rasmussen.

Hon nämner att C.C. JENSEN just har börjat testa nästa Dynamics-app i raden, som är Microsoft Dynamics 365 Customer Voice.

Oljefiltertillverkaren är så engagerade i att få bättre insikt i sina data om kunder och försäljning att de har köpt till Power BI. Lösningen bidrar till att kombinera, organisera och visualisera data från så väl Customer Engagement som finans- och logistiksystemet på nya sätt, så att C.C. Jensen kan få större insikt i den världsomspännande verksamheten.

Utveckling ger ännu fler möjligheter

C.C. JENSEN har utvecklat sin standardlösning i Dynamics 365 Sales med Power Apps Portal, SharePoint och kunskaps- och fildelningssystemet DXC Collaborate.

”En del av vår omsättning kommer via tredjepartsföretag i form av distributörer, så vi var tvungna att säkerställa att vi har rätt IT-infrastruktur på plats för att samla in och dela rätt kunskap om våra produkter inom hela organisationen”, säger Karina Dall Rasmussen.

Samspelet mellan lösningarna lyfter fram det som allt handlar om: stödet till kunderna. Nu kan C.C. JENSEN:s medarbetare och externa samarbetspartners enkelt få tillgång till samma data.

”Tidigare hade vi våra filer för internt bruk på en server, och extern använde vi en Knowledge Database. Med DXC Collaborate-lösningen har vi utvalda filer på våra SharePoint-platser, som sedan delas med våra samarbetspartners via Power Apps Portal”, säger hon och förklarar:

”Det betyder att filerna bara behöver hanteras på en plats och att våra externa partners får åtkomst till den senaste versionen av filerna samtidigt som våra medarbetare. Detta besparar oss missförstånd, tidsförluster och i slutänden missnöjda kunder som inte har fått rätt rådgivning och dokumentation”, förklarar hon.

Strategisk sparring skapar en spännande framtid

C.C. JENSEN anskaffade en del av lösningarna efter strategisk sparring med och rådgivning från DXC. Vad ligger bakom det beslutet?

”Vi saknade en resurs med kunskap om CCJ-teamet och vår verksamhet som inte var begravd i arbetsuppgifter som rör driften. En lösningsarkitekt med förmåga att skaffa överblick, utmana våra lösningar och optimera processerna. Det behovet är nu löst genom den strategiska sparringen med DXC”, säger Karina Dall Rasmussen.

Parterna genomför ett månadsvis Architect Solution-möte. Här diskuterar representanter från Försäljning, Finans och IT visionen för företagets framtid tillsammans med DXC. Ämnena som diskuteras kan t.ex vara om strategin och IT-arkitekturen stöttar varandra, om ett business case för en enskild investering håller eller om det är nya och bättre lösningar på väg.

”DXC är ärliga. De vågar säga nej till ett uppdrag om det finns en annan och bättre lösning. Detta hjälper oss i hög grad, eftersom vi har mycket att hantera”, säger hon.

Det nära samarbetet är tillsammans med den strukturerade synen på både visionära och praktiska frågor en av orsakerna till att tillverkningsföretaget från södra Fyn ligger i täten av sin bransch.

”När vi alla måste arbeta hemma var vi redo att arbeta i molnet redan från första dagen. Det uppstod inga nämnvärda förseningar vid hantering av kunders förfrågningar eller leveransen av våra produkter. Äran för detta går till våra strategiska åtgärder samt de olika team som under de senaste åren lyckats införa en välfungerande, modern och professionell IT-infrastruktur”, säger hon och fortsätter:

”Det räcker inte med visioner och implementering av system, och därför vill vi ge beröm till våra medarbetare som i hög grad omfamnat förändringarna genom ett brett och ökat samarbete online. Det har varit en fantastisk resa hittills – och vi har bara börjat”, avslutar projektledaren Karina Dall Rasmussen.

Läs mer: Gör dina IT-ambitioner till verklighet

Läs mer: Ta kontroll över din försäljningsprocess med Microsoft Dynamics 365 Sales

Säg din mening

*