Är företagets kunskaper och dokument utspridda överallt? Så här samlar du dem på en plats

Bättre och mer effektiv dokument-, kontrakts- och ärendehantering underlättar kunskapsdelningen och bekämpar silotänkandet i företaget.

I många företag används medarbetarnas tid inte optimalt, utan läggs i stället på att skapa, arkivera, leta upp och dela information och dokument som finns på flera olika platser.

Martin Hald Nissen, som är chef för områdena Dynamics 365 Customer Engagement & Power Platform hos DXC Technology i Norden, förklarar att det i de flesta organisationer inte är något problem att skapa och arkivera dokument och kunskap. I stället uppstår utmaningarna när dokument och information ska hittas igen och delas. Detta försvårar kunskapsdelningen och överlämningen av information och kan ofta leda till silotänkande där den ena handen inte vet vad den andra gör, enligt Martin Hald Nissen.

Han använder leveranskataloger eller kontrakt som exempel på dokumenttyper som används mellan olika avdelningar. Det kan t.ex. handla om försäljnings-, produktions- eller leveransavdelningen, där det är viktigt med effektiv och konsekvent dokumenthantering. Då finns det bara en version av sanningen, så att det inte råder några tvivel om vilken dokumentversion som är den senaste.

Samarbete och kunskapsdelning mellan avdelningarna

För att lösa det här problemet har DXC Technology utvecklat verktyget DXC Collaborate, som Martin Hald Nissen beskriver som ett effektivt, molnbaserat system för dokument- och ärendehantering. Huvudsyftet med systemet är att hitta det bästa sättet för ditt företag att samarbeta kring dokument och kunskap mellan olika avdelningar och funktioner.

“När vi implementerar DXC Collaborate hos en kund är ett viktigt steg konverteringen av den befintliga filstrukturen till en metadatastruktur. I den här strukturen är filer taggade med metadata, så att de medarbetare som tilldelats åtkomst enkelt kan söka efter dokument baserat på metataggar. Dessa taggar är gemensamt definierade för hela företaget och därmed inte bara meningsfulla för den enskilda avdelningen, förklarar Martin Hald Nissen.

Han beskriver DXC Collaborate som limmet som kan binda samman applikationerna i Dynamics 365-ekosystemet genom att säkerställa effektiv delning av och åtkomst till filer och dokument mellan olika processer och applikationer.

Enkelt att anpassa

DXC Collaborate bygger på Power Platform, vilket innebär att systemet bygger på en modell som går snabbt att anpassa.

“Om kontrakt ska godkännas på ett nytt sätt kan vi eller kunden skapa ett nytt Power Automate-flöde för den nya metoden, i stället för att programmera ett komplext arbetsflöde”, berättar Martin Hald Nissen.

Den här möjligheten att snabbt bygga ut och utveckla sitt system för dokument- och ärendehantering i takt med att behovet uppstår, är enligt Martin Hald Nissen värdefull i en rad branscher, men framför allt för företag inom läkemedelsbranschen eller projektorienterade tillverkningsföretag.

“Med DXC Collaborate kan du utan att investera i ett dedikerat, komplext och dyrt system för dokument- och ärendehantering uppnå samma värde genom att utnyttja de funktioner och integreringsmöjligheter som redan finns i Microsoft 365”, säger Martin Hald Nissen,

Han tillägger:

“Genom att använda DXC Collaborate för att utnyttja de möjligheter som redan finns i Microsoft 365, kommer många företag att uppleva att de kan nå en nivå av Compliance, Governance och Risk Management som tidigare varit förbehållen mycket större företag.”

Om du är nyfiken på hur du som företag kan uppnå bättre kunskaps- och dokumentdelning, rekommenderar Martin Hald Nissen att du släpper “Best-in-class”-tankesättet, där du väljer de verktyg som isolerat sett passar bäst för en viss uppgift. I stället ser han att företagen kan skapa mycket större värde genom att se sina affärsapplikationer som ekosystem och fokusera på de befintliga möjligheterna till integrering och snabb anpassning av befintliga tekniker i Power Platform.

Oftast kan du lösa huvuddelen av behoven utan att införa en ny tredjepartslösning, vilket underlättar framtida förändringar. I en tid där förändring och snabba anpassningar är ett strategiskt fokusområde för IT, är detta ett bättre sätt än att försöka hitta den bästa lösningen just här och nu.

Läs mer: Maximera värdet av dokumenten med DXC Collaborate

Läs mer:   7 tips för att välja rätt filhanteringssystem

Säg din mening

*